Kearsipan

Sebuah lembaga maupun perusahaan harus bisa menyimpan dokumen atau arsip penting dgn baik. Arsip tersebut memiliki banyak kegunaan, baik berhubungan langsung dgn pekerjaan yg sedang dilakukan maupun tidak.

Kearsipan merupakan bentuk dr pertanggungjawaban perusahaan yg berisi setiap kegiatan yg telah dilakukan di perusahaan. Untuk mengurus kearsipan dgn baik, umumnya terdapat orang profesional yg dengan-cara khusus mengatur arsip-arsip penting di perusahaan maupun lembaga.

Definisi Kearsipan

Administrasi kearsipan merupakan suatu pekerjaan yg berhubungan dgn bidang penyimpanan dokumen maupun surat. Kearsipan merupakan kegiatan-kegiatan yg berkaitan dgn pengurusan arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi.

Kearsipan merupakan suatu kegiatan yg berhubungan dgn proses pencatatan, penerimaan, pengiriman, penyingkiran, serta pemusnahan suatu surat.

Sementara itu, arsip merupakan catatan dlm bentuk warkat yg ditulis, diketik, atau dicetak dlm bentuk huruf, angka, maupun gambar yg mempunyai tujuan atau makna sebagai bahan informasi serta komunikasi.

Arsip tak bisa disimpan dengan-cara sembarangan terdapat prosedur yg tepat dlm penyimpanan suatu arsip. Terdapat dua macam penyimpanan arsip, yaitu penyimpanan arsip sementara atau file pending & penyimpanan tetap atau permanent file.

Tujuan Kearsipan

Kearsipan memiliki peran sebagai pusat informasi yg dapat membantu seseorang mengingat suatu naskah tertentu. Kearsipan pula merupakan tempat untuk dokumentasi arsip.

Arsip dapat dipakai oleh pimpinan perusahaan untuk mengambil suatu keputusan dgn tepat mengenai masalah yg sedang terjadi. Kearsipan memiliki banyak tujuan penting dlm pelaksanaannya. Berikut tujuan kearsipan, yaitu:

• Kearsipan digunakan sebagai alat pertanggungjawaban dr perusahaan atas pelaksanaan serta pengelolaan suatu usaha.
• Kearsipan ada supaya setiap bidang kerja dlm perusahaan tak terbebani dgn adanya penyimpanan arsip yg sudah tak terpakai.
• Kearsipan akan memelihara arsip supaya tetap aman & teratur.
• Apabila memerlukan arsip, bisa ditemukan dgn waktu yg cepat.
• Kearsipan akan menjaga kerahasiaan dr suatu arsip.
• Arsip dapat terjaga kelestariannya dgn baik.

Fungsi Arsip

Setiap perusahaan harus memiliki arsip yg tercatat dgn baik sebagai bentuk dokumentasi yg jelas. Arsip dapat digunakan untuk membantu pekerjaan yg sedang dilakukan saat ini maupun untuk kegiatan di masa depan yg memerlukan data-data terdahulu.

Arsip memiliki fungsi yg cukup penting bagi suatu instansi. Fungsi arsip berdasarkan Drs. Anhar, yaitu:

• Arsip adalah alat penyimpanan warkat.
• Arsip adalah alat bantuan untuk perpustakaan.
• Kearsipan merupakan penyimpanan dengan-cara teratur & tetap untuk warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.
• Arsip sebagai penyimpanan warkat-warkat dr keputusan yg telah diambil.

Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yg diperlukan dengan-cara langsung dlm perencanaan atau pelaksanaan. Arsip dinamis masih digunakan dengan-cara langsung untuk kegiatan perusahaan sehari-hari. Berdasarkan fungsinya arsip dinamis memiliki sifat yg masih bisa berubah baik dr segi nilai maupun arti.

Berikut fungsi dr arsip dinamis berdasarkan fungsi serta kegunaan, yaitu:

•   Arsip aktif merupakan arsip yg masih bisa dipakai dlm berlangsungnya suatu pekerjaan. Arsip aktif masih bisa diperoleh di unit pengelola perusahaan pada masa transisi antara aktif & inaktif.
•   Arsip semi aktif merupakan arsip dr segi frekuensi, yg dimiliki mengenai penggunaan telah mengalami penurunan pada masa transisi antara aktif dgn inaktif.
•   Arsip inaktif merupakan arsip yg jarang dipakai dlm aktivitas kerja sehari-hari & biasa disebut pula sebagai arsip semi statis.

Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yg sudah tak dipakai dengan-cara langsung dlm proses perencanaan maupun penyelenggaraan. Arsip statis adalah jenis arsip yg sudah tak dipakai dlm aktivitas kerja suatu perusahaan dengan-cara langsung.

Arsip statis adalah arsip yg sudah mencapai taraf nilai abadi dengan-cara khusus yg merupakan bahan pertanggungjawaban.

Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip merupakan arsip dgn nilai yg didasari manfaat untuk kepentingan pemakaian arsip. Terdapat dua jenis nilai guna arsip, yaitu nilai guna primer & nilai guna sekunder. Berikut penjelasan nilai guna primer & nilai guna sekunder, yaitu:

1. Nilai Guna Primer

Nilai guna primer adalah arsip yg mempunyai nilai tetapi didasari dgn kegunaan untuk pembuatan arsip. Nilai guna primer terdiri dari:

a. Nilai Guna Administrasi

Nilai guna administrasi merupakan arsip yg digunakan sebagai kebijakan & prosedur persyaratan saat terdapat suatu kegiatan. Hal tersebut hanya berlaku untuk organisasi yg membuat arsip.

b. Nilai Guna Hukum

Suatu arsip yg menjelaskan informasi dapat dipakai sebagai bahan untuk pembuktian dlm bidang hukum.

Artinya, arsip memiliki hak & kewajiban untuk jangka pendek atau jangka panjang bagi pegawai dr suatu instansi pemerintahan atau swasta yg ada di kontrak, sewa-menyewa, & lainnya.

c. Nilai Guna Keuangan

Arsip dapat disebut memiliki nilai guna keuangan jika arsip mengandung setiap transaksi serta pertanggungjawaban keuangan.

d. Nilai Guna Ilmiah & Teknologi

Arsip yg berisi data ilmiah serta teknologi dr hasil penelitian yg telah dilakukan.

2.   Nilai Guna Sekunder

Nilai guna sekunder adalah arsip yg mempunyai nilai tetapi didasari dgn kegunaannya untuk keperluan perusahaan atau umum. Arsip dapat digunakan sebagai bahan bukti serta pertanggungjawaban dr suatu kegiatan. Nilai guna sekunder arsip meliputi:

a. Nilai Guna Kebuktian

Arsip memiliki fungsi untuk memperlihatkan fakta serta keterangan yg dapat dipakai untuk menjelaskan perihal pendirian suatu instansi, pengembangan serta fungsi & tugas, & menjelaskan hasil dr suatu tugas yg dilakukan dlm suatu kegiatan.

b. Nilai Guna Informasional

Arsip yg berisi mengenai segala macam kepentingan untuk sejarah & penelitian.

Jenis-Jenis Arsip

Berdasarkan perundang-undangan serta sudut hukum, terdapat dua jenis arsip yg pula tercatat dlm Depkes No. 43 Tahun 1971. Berikut penjelasan dr jenis-jenis arsip, yaitu:

1. Arsip Otentik

Arsip otentik adalah arsip yg membubuhkan tanda tangan asli dgn tinta. Hal ini berarti bahwa tanda tangan tersebut bukan film maupun fotokopi.

Tanda tangan digunakan sebagai bukti tanda yg sah dr arsip tersebut. Arsip otentik dapat dipakai sebagai bentuk bukti hukum yg sah.

2. Arsip Tidak Otentik

Arsip tak otentik adalah jenis arsip yg di atasnya tak terdapat tanda tangan asli menggunakan tinta. Arsip tak otentik bisa merupakan arsip bentuk film, mikrofilm, fotokopi, jenis keluaran (hasil print out komputer), serta media komputer seperti disket & bentuk lainnya.

Arsip adalah dokumen yg sangat penting & harus disimpan dengan-cara baik. Arsip perusahaan yg berisi catatan penting perusahaan bisa digunakan sewaktu-waktu, tatkala diperlukan sebagai bukti penting dr suatu kegiatan yg telah terjadi.