Metode Pencatatan Persediaan

Sebuah perusahaan harus mampu melakukan pencatatan persediaan atau stok barang. Seluruhnya berfungsi sebagai barang yg akan dijual pada pelanggan maupun pemakaian operasional bagi perusahaan. Dalam perusahaan umumnya pencatatan persediaan menjadi tugas & tanggung jawab bagian procurement & purchasing.

Pencatatan tersebut dapat dilakukan berdasarkan Ilmu Akuntansi berupa metode fisik & metode perpetual. Tujuannya adalah mengoptimalkan aset perusahaan agar mampu menjadi sarana menghasilkan laba atau keuntungan.

Metode Fisik

1.     Pengertian Metode Fisik

Physical Inventory Method atau metode fisik merupakan sebuah sistem pencatatan aset atau persediaan perusahaan yg tak dilaksanakan dengan-cara berkelanjutan, & mengharuskan adanya perhitungan barang sesuai tanggal penyusunan laporan keuangan.

Umumnya, metode fisik menghasilkan mutasi persediaan barang yg tak diikuti di dlm buku-buku. Selain itu, metode ini sangat diperlukan supaya perusahaan mengetahui jumlah barang yg masih tersedia, kemudian menjadi alat bantu penghitungan Harga Pokok Penjualan atau HPP.

Ketiadaan catatan mutasi persediaan barang menyebabkan HPP tak bisa diketahui dlm rentang waktu tertentu. Penghitungan HPP bisa terjadi apabila persediaan akhir selesai dihitung terlebih dahulu.

Tidak heran kalau banyak yg menggunakannya karena menghemat waktu & tenaga dr kinerja perusahaan.

2.     Kelemahan Metode Fisik dlm Pencatatan Persediaan Barang Dagang

Salah satu kelemahan metode fisik terjadi tatkala perusahaan harus menyusun laporan keuangan interim atau berjangka pendek. Contohnya, keharusan pengadaan perhitungan ketersediaan barang fisik setiap 3 bulan atau 6 bulan sekali.

Jika barang yg tersedia memiliki jumlah cukup besar, maka tak menutup kemungkinan terjadi keterlambatan pembuatan laporan keuangan. Selain itu, jumlah barang yg banyak akan memakan waktu cukup lama untuk menghitungnya.

Kekurangan lain yg bisa ditemui adalah jumlah stok awal & akhir barang dlm sebuah periode tak bisa diketahui selama pencatatan persediaan.

Timbul hasil laporan tak akurat karena bisa jadi ada sebagian produk expired atau rusak yg tak dimasukkan rekap dengan-cara berkala. Kondisi ini memungkinkan terjadinya kesulitan menentukan harga pokok barang paling benar saat terjadi penjualan.

3.     Cara Mengatasi Kelemahan Metode Fisik

Meskipun ada peluang keterlambatan pembuatan laporan keuangan, masalah tersebut sesungguhnya masih bisa diatasi melalui tahapan-tahapan tertentu. Beberapa cara di bawah ini pula turut berdampak pada penghitungan yg lebih akurat, antara lain:

• Meminta bantuan pada petugas di bagian gudang untuk mengkoordinasi & menata peletakkan persediaan barang dengan-cara rapi. Hal ini membantu mempercepat & memudahkan penghitungan maupun pengendalian fisik barang.
• Melakukan pembagian tugas menghitung persediaan fisik barang pada beberapa orang. Semakin banyak barang yg ingin dihitung, semakin banyak jumlah personil yg memberikan bantuan.
• Penghitungan serta pengecekan fisik dilakukan melalui tahapan-tahapan tertentu. Tahap pertama dilaksanakan sesaat sebelum tanggal akhir periode & berakhir paling lambat di awal bulan.
• Pembuatan jurnal penyesuaian atau adjustment journal untuk menyusun laporan berdasarkan saldo atau jumlah persediaan akhir barang & data. Umumnya dilakukan pada akhir periode.
• Tidak perlu menghentikan aktivitas keluar masuk barang pada area gudang. Cukup gunakan faktur pembelian & penjualan yg sudah tersedia.

Apabila cara di atas bisa dibiasakan dengan-cara teratur oleh perusahaan, maka tak menutup kemungkinan akan terjadi bermacam-macam keuntungan berikut:

• Laporan keuangan bisa diselesaikan dengan-cara disiplin & tepat waktu.
• Tenggang waktu yg terlalu sempit tak perlu membatasi perhitungan & meningkatkan keakuratan hasil laporan.
• Petugas yg mendapatkan pekerjaan untuk mencatat persediaan tak perlu merasa bingung, stress, atau tertekan.

Metode Perpetual

·         Pengertian Metode Perpetual

Juga biasa disebut dgn Perpetual Inventory Method. Metode perpetual adalah pencatatan persediaan barang dagangan lewat penyediaan beberapa rekening masing-masing berupa buku pembantu persediaan.

Metode ini memiliki ciri khas terus menerus & kontinu. Mudahnya, metode perpetual menambah persediaan barang saat terjadi pembelian & mengurangi jumlahnya tatkala terjadi penjualan.

Metode perpetual biasanya digunakan oleh perusahaan yg berdagang dgn barang berkuantitas banyak, harga jual cenderung stabil dgn nilai kecil, serta frekuensi tinggi.

Rekening kontrol persediaan barang dagang pada buku besar akan mengawasi & mengontrol setiap rincian pada buku pembantu. Buku metode perpetual umumnya disusun berdasarkan beberapa kolom utama, yaitu:

• Rekening persediaan barang untuk dagang, mencakup data pembelian barang, biaya angkut dr pembelian, retur atau pengembalian, & pengurangan dr harga pembelian perusahaan.
• Harga Pokok Penjualan yg ditentukan lewat pendebitan rekening harga pokok penjualan bersama pengkreditan rekening persediaan barang-barang dagang.
• Rekening pengendali untuk memberikan informasi & sajian data kuantitas serta masing-masing harga persediaan barang.

Segala perubahan dimasukkan & dicatat supaya persediaan bisa diamati & diperiksa sewaktu-waktu. Kolom yg sudah diisi masing-masing mendapatkan perincian lebih lanjut untuk menentukan harga perolehan & kuantitas.

Meskipun metode ini memudahkan perusahaan dlm memantau laba & rugi, ada baiknya untuk membiasakan pengecekan minimal setahun sekali. Tujuannya menyesuaikan hasil penjualan pada rekening persediaan dgn jumlah barang di gudang.

Jika terdapat hasil perhitungan atau selisih tak wajar, maka perlu dilakukan penelusuran & penelitian mengenai penyebab yg ada. Entah karena ada penyusutan, data yg belum dimasukkan, atau penyalahgunaan oleh pihak tertentu.

Salah satu kekurangan yg dimiliki oleh metode ini adalah memberatkan petugasnya karena transaksi jual beli harus bisa dicatat sepanjang waktu. Tidak menutup kemungkinan terjadi penulisan persediaan yg tak akurat.

Kelemahan lainnya adalah tak bisa menghemat waktu & tenaga dr petugas yg bertanggung jawab atas perusahaan. Hal ini dikarenakan pengerjaan laporan yg dilakukan sepanjang waktu.

Metode pencatatan persediaan sebuah perusahaan mampu disesuaikan dgn keberadaan & kondisi barang dagangnya. Meskipun setiap metode memiliki kelemahannya sendiri, segala bentuk adaptasi & cara mengatasinya mampu memudahkan perusahaan dlm merekap segala kebutuhan persediaan.