Berita acara adalah dokumen resmi yang digunakan untuk mencatat suatu peristiwa, kegiatan, atau transaksi secara formal. Dokumen ini memiliki peran penting dalam dunia administrasi, hukum, dan organisasi karena menjadi bukti tertulis yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan.
Apakah Anda sedang mencari cara membuat berita acara yang benar? Atau membutuhkan contoh berita acara untuk keperluan seperti serah terima barang, rapat, atau bahkan kejadian tak terduga seperti bencana alam? Artikel ini hadir untuk memberikan solusi lengkap.
Dalam panduan ini, Anda akan menemukan definisi berita acara, jenis-jenisnya, struktur dan format yang tepat, serta langkah-langkah praktis untuk membuatnya. Tak hanya itu, kami juga menyediakan lebih dari 20 contoh berita acara untuk berbagai situasi—mulai dari serah terima jabatan hingga musyawarah—lengkap dengan template gratis yang bisa Anda unduh. Mari kita mulai dengan memahami apa itu berita acara.
Pengertian Berita Acara
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), berita acara adalah laporan resmi yang berisi keterangan tentang suatu kejadian, peristiwa, atau kegiatan yang telah dilakukan. Dokumen ini biasanya dibuat untuk keperluan administratif, hukum, atau organisasi sebagai bukti bahwa suatu proses telah berlangsung sesuai prosedur. Dalam konteks hukum, berita acara juga diatur dalam berbagai regulasi, misalnya Peraturan Presiden (Perpres) No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, yang mengatur Berita Acara Serah Terima (BAST) sebagai dokumen wajib.
Fungsi utama berita acara meliputi:
- Bukti Sah: Menjadi dasar hukum atau administrasi jika terjadi sengketa.
- Dokumentasi: Mencatat detail peristiwa untuk arsip.
- Klarifikasi: Menghindari kesalahpahaman antarpihak yang terlibat.
Jenis-Jenis Berita Acara
Berita acara memiliki banyak jenis sesuai kebutuhan dan konteks penggunaannya. Berikut adalah beberapa jenis yang umum ditemui:
- Serah Terima: Untuk barang, pekerjaan, jabatan, dokumen, uang, atau inventaris.
- Rapat: Mencatat hasil diskusi, keputusan, atau musyawarah.
- Kejadian: Melaporkan insiden, kehilangan, kerusakan, atau bencana alam.
- Pemeriksaan: Dokumentasi hasil inspeksi atau audit.
- Kegiatan: Seminar, organisasi, atau acara tertentu.
- Transaksi: Jual beli, negosiasi harga, atau penyelesaian pekerjaan.
Setiap jenis memiliki struktur yang hampir sama, tetapi isi dan tujuannya disesuaikan dengan situasi spesifik.
Struktur dan Format Berita Acara
Agar berita acara dianggap sah dan lengkap, dokumen ini harus mengikuti struktur standar yang mencakup tiga bagian utama:
1. Pembuka
- Kop Surat (opsional): Jika dibuat oleh instansi resmi, sertakan logo dan identitas lembaga.
- Judul: Misalnya, “Berita Acara Serah Terima Barang”.
- Nomor Dokumen: Untuk keperluan arsip (contoh: 001/BA/ST/III/2023).
- Tanggal dan Tempat: Menunjukkan waktu dan lokasi pembuatan.
2. Isi
- Waktu dan Tempat Kejadian: Kapan dan di mana peristiwa terjadi.
- Identitas Pihak Terkait: Nama, jabatan, dan peran (pihak pertama, kedua, saksi).
- Substansi: Penjelasan rinci tentang apa yang dicatat (5W+1H: apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, bagaimana).
3. Penutup
- Pernyataan Kesepakatan: Kalimat yang menyatakan semua pihak setuju.
- Tanda Tangan: Nama lengkap, jabatan, dan tanda tangan pihak terkait serta saksi.
- Stempel (opsional): Jika diperlukan untuk validitas hukum.
Berikut adalah contoh format sederhana dalam bentuk tabel:
| Bagian | Isi |
|---|---|
| Judul | Berita Acara Serah Terima Barang |
| Nomor | 001/BA/ST/III/2023 |
| Tanggal | 25 Maret 2023 |
| Tempat | Kantor XYZ, Jakarta |
| Pihak Pertama | Budi Santoso (Manajer) |
| Pihak Kedua | Ani Wijaya (Staff Gudang) |
| Isi | Serah terima 10 unit laptop |
| Tanda Tangan | Budi Santoso, Ani Wijaya |
Cara Membuat Berita Acara yang Benar
Membuat berita acara tidaklah sulit jika Anda mengikuti langkah-langkah berikut:
- Identifikasi Tujuan dan Pihak Terkait
Tentukan apa yang akan dicatat (misalnya serah terima barang) dan siapa saja yang terlibat (pihak pertama, kedua, saksi). - Pilih Format yang Tepat
Gunakan format resmi dengan kop surat untuk keperluan instansi, atau format sederhana untuk kebutuhan informal. - Tulis Kronologi dengan Detail (5W+1H)
Jelaskan apa yang terjadi, siapa yang terlibat, kapan dan di mana kejadian berlangsung, mengapa dilakukan, serta bagaimana prosesnya. - Sertakan Tanda Tangan dan Stempel
Pastikan semua pihak menandatangani dokumen. Jika diperlukan, tambahkan stempel untuk validitas hukum.
Tips Tambahan:
- Gunakan bahasa formal dan jelas, hindari singkatan yang membingungkan.
- Pastikan data akurat untuk menghindari sengketa di masa depan.
- Simpan salinan untuk arsip pribadi atau instansi.
Contoh Berita Acara Lengkap untuk Berbagai Keperluan
Berikut adalah lebih dari 20 contoh berita acara yang disusun berdasarkan kebutuhan spesifik. Setiap contoh dapat disalin dan disesuaikan sesuai situasi Anda.
1. Contoh Berita Acara Serah Terima Barang
BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG
Nomor: 001/BA/STB/III/2023
Pada hari ini, Sabtu tanggal 25 Maret 2023, bertempat di Gudang PT Maju Jaya, Jakarta, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
- Nama: Budi Santoso, Jabatan: Manajer Logistik, sebagai Pihak Pertama.
- Nama: Ani Wijaya, Jabatan: Staff Gudang, sebagai Pihak Kedua.
Telah melakukan serah terima barang berupa 10 unit laptop merek XYZ dengan kondisi baik dan lengkap. Proses ini dilakukan untuk keperluan inventaris kantor.
Demikian berita acara ini dibuat dengan sebenarnya dan ditandatangani oleh kedua belah pihak.
Pihak Pertama: Budi Santoso
Pihak Kedua: Ani Wijaya
BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG
Nomor: 001/BASB/III/2025
Pada hari ini: Selasa, 25 Maret 2025
Bertempat di: Gudang PT Maju Jaya, Jl. Industri No. 10, Jakarta
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Pihak Pertama (Penyerah):
Nama : Ahmad Fauzi
Jabatan : Kepala Gudang PT Maju Jaya
Alamat : Jl. Industri No. 10, Jakarta
Pihak Kedua (Penerima):
Nama : Rina Wijaya
Jabatan : Manajer Logistik PT Sejahtera Abadi
Alamat : Jl. Raya Bekasi Km. 5, Jakarta
Dengan ini menyatakan telah terjadi serah terima barang dengan rincian sebagai berikut:
| No | Nama Barang | Jumlah | Satuan | Keterangan |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Laptop Lenovo X1 | 10 | Unit | Barang baru, segel |
| 2 | Printer HP Laser | 5 | Unit | Garansi 1 tahun |
| 3 | Proyektor Epson | 3 | Unit | Beserta aksesori |
Kondisi Barang:
- Dalam keadaan baik dan berfungsi normal.
- Dilengkapi dengan dokumen garansi dan faktur pembelian.
Demikian Berita Acara Serah Terima Barang ini dibuat dengan sebenarnya dan tanpa paksaan dari pihak mana pun.
Pihak Pertama (Penyerah),
(Ahmad Fauzi)
Pihak Kedua (Penerima),
(Rina Wijaya)
Saksi:
- Budi Santoso (Admin Gudang PT Maju Jaya)
- Siti Aminah (Staff Logistik PT Sejahtera Abadi)
(Materai Rp10.000,- ditempel jika diperlukan sesuai hukum yang berlaku.)
Catatan: Dokumen ini sah apabila ditandatangani oleh kedua belah pihak dan disertai stempel perusahaan (jika diperlukan).
2. Contoh Berita Acara Serah Terima Pekerjaan
BERITA ACARA SERAH TERIMA PEKERJAAN
Nomor: 002/BA/STP/IV/2023
Pada hari Senin tanggal 10 April 2023, bertempat di Kantor Proyek PT Bangun Abadi, Surabaya, kami yang bertanda tangan:
- Nama: Dedi Prasetyo, Jabatan: Pengawas Proyek, sebagai Pihak Pertama.
- Nama: Rina Lestari, Jabatan: Kontraktor, sebagai Pihak Kedua.
Telah melakukan serah terima pekerjaan pembangunan gudang seluas 500 m² yang telah selesai sesuai kontrak No. 123/KON/2023. Pekerjaan dinyatakan memenuhi standar.
Pihak Pertama: Dedi Prasetyo
Pihak Kedua: Rina Lestari
3. Contoh Berita Acara Serah Terima Jabatan
BERITA ACARA SERAH TERIMA JABATAN
Nomor: 003/BA/STJ/V/2023
Pada hari Rabu tanggal 15 Mei 2023, bertempat di Ruang Rapat Kantor XYZ, Bandung, kami yang bertanda tangan:
- Nama: Andi Pratama, Jabatan: Manajer Lama, sebagai Pihak Pertama.
- Nama: Siti Aisyah, Jabatan: Manajer Baru, sebagai Pihak Kedua.
Telah melakukan serah terima jabatan Manajer Operasional beserta dokumen dan tanggung jawab terkait.
Pihak Pertama: Andi Pratama
Pihak Kedua: Siti Aisyah
4. Contoh Berita Acara Rapat
BERITA ACARA RAPAT
Nomor: 004/BA/RPT/VI/2023
Pada hari Jumat tanggal 20 Juni 2023, bertempat di Aula Kantor Desa Sukamaju, kami mengadakan rapat dengan agenda pembahasan anggaran tahunan. Hadir:
- Ketua: Bapak Joko Widodo.
- Sekretaris: Ibu Rina Sari.
- Peserta: 15 anggota desa.
Hasil: Disepakati anggaran sebesar Rp50 juta untuk pembangunan jalan.
Ketua: Joko Widodo
Sekretaris: Rina Sari
5. Contoh Berita Acara Pemeriksaan
BERITA ACARA PEMERIKSAAN
Nomor: 005/BA/PEM/VII/2023
Pada hari Selasa tanggal 15 Juli 2023, bertempat di Gudang PT Sejahtera, kami yang bertanda tangan:
- Nama: Agus Setiawan, Jabatan: Auditor.
- Nama: Dina Marlina, Jabatan: Kepala Gudang.
Telah melakukan pemeriksaan stok barang. Hasil: Ditemukan kekurangan 5 unit printer.
Auditor: Agus Setiawan
Kepala Gudang: Dina Marlina
6. Contoh Berita Acara Kejadian
BERITA ACARA KEJADIAN
Nomor: 006/BA/KEJ/VIII/2023
Pada hari Kamis tanggal 10 Agustus 2023, bertempat di Jalan Raya Indah No. 10, terjadi kecelakaan lalu lintas antara mobil A (Budi) dan motor B (Tono). Saksi:
- Nama: Candra, Jabatan: Warga.
Kerusakan: Mobil penyok, motor rusak parah.
Saksi: Candra
7. Contoh Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan
BERITA ACARA PENYELESAIAN PEKERJAAN
Nomor: 007/BA/PP/IX/2023
Pada hari Senin tanggal 15 September 2023, bertempat di Kantor PT Karya Mandiri, kami yang bertanda tangan:
- Nama: Eko Susilo, Jabatan: Pengawas.
- Nama: Rudi Hartono, Jabatan: Pelaksana.
Menyatakan pekerjaan renovasi kantor telah selesai 100%.
Pengawas: Eko Susilo
Pelaksana: Rudi Hartono
8. Contoh Berita Acara Kegiatan
BERITA ACARA KEGIATAN
Nomor: 008/BA/KEG/X/2023
Pada hari Sabtu tanggal 20 Oktober 2023, bertempat di Lapangan Desa Makmur, diadakan kegiatan lomba 17 Agustus. Peserta: 50 warga. Hasil: Juara 1 lomba balap karung diraih oleh Tim A.
Ketua Panitia: Budi Santoso
9. Contoh Berita Acara Kehilangan
BERITA ACARA KEHILANGAN
Nomor: 009/BA/KEH/XI/2023
Pada hari Rabu tanggal 15 November 2023, bertempat di Kantor PT Jaya Abadi, kami yang bertanda tangan:
- Nama: Tono Wijaya, Jabatan: Staff.
Menyatakan kehilangan 1 unit laptop kantor di ruang kerja.
Pelapor: Tono Wijaya
10. Contoh Berita Acara Kerusakan Barang
BERITA ACARA KERUSAKAN BARANG
Nomor: 010/BA/KER/XII/2023
Pada hari Jumat tanggal 20 Desember 2023, bertempat di Gudang PT Sukses, kami yang bertanda tangan:
- Nama: Lina Hartati, Jabatan: Staff Gudang.
Menyatakan 5 unit AC mengalami kerusakan akibat korsleting listrik.
Pelapor: Lina Hartati
11. Contoh Berita Acara Bencana Alam
BERITA ACARA BENCANA ALAM
Nomor: 011/BA/BA/XI/2023
Pada hari Selasa tanggal 10 November 2023, bertempat di Desa Sukamaju, terjadi banjir bandang. Saksi:
- Nama: Budi Santoso, Jabatan: Kepala Desa.
Dampak: 20 rumah rusak, 50 warga mengungsi.
Kepala Desa: Budi Santoso
12. Contoh Berita Acara Jual Beli
BERITA ACARA JUAL BELI
Nomor: 012/BA/JB/X/2023
Pada hari Senin tanggal 15 Oktober 2023, bertempat di Kantor Notaris ABC, kami yang bertanda tangan:
- Nama: Andi Pratama, Jabatan: Penjual.
- Nama: Siti Aisyah, Jabatan: Pembeli.
Telah melakukan transaksi jual beli tanah seluas 500 m² seharga Rp500 juta.
Penjual: Andi Pratama
Pembeli: Siti Aisyah
13. Contoh Berita Acara Negosiasi Harga
BERITA ACARA NEGOSIASI HARGA
Nomor: 013/BA/NH/IX/2023
Pada hari Rabu tanggal 20 September 2023, bertempat di Kantor PT Maju Jaya, kami yang bertanda tangan:
- Nama: Budi Santoso, Jabatan: Pembeli.
- Nama: Rina Lestari, Jabatan: Penjual.
Hasil: Harga barang disepakati Rp10 juta setelah negosiasi dari Rp12 juta.
Pembeli: Budi Santoso
Penjual: Rina Lestari
14. Contoh Berita Acara Seminar
BERITA ACARA SEMINAR
Nomor: 014/BA/SEM/VIII/2023
Pada hari Sabtu tanggal 25 Agustus 2023, bertempat di Aula Universitas XYZ, diadakan seminar bertema “Digital Marketing”. Peserta: 100 mahasiswa. Pembicara: Dr. Andi Pratama.
Ketua Panitia: Siti Aisyah
15. Contoh Berita Acara Organisasi
BERITA ACARA ORGANISASI
Nomor: 015/BA/ORG/VII/2023
Pada hari Jumat tanggal 20 Juli 2023, bertempat di Sekretariat Himpunan Mahasiswa, diadakan pemilihan ketua. Hasil: Budi Santoso terpilih sebagai ketua baru.
Sekretaris: Rina Sari
16. Contoh Berita Acara Serah Terima Dokumen
BERITA ACARA SERAH TERIMA DOKUMEN
Nomor: 016/BA/STD/VI/2023
Pada hari Rabu tanggal 15 Juni 2023, bertempat di Kantor PT Sejahtera, kami yang bertanda tangan:
- Nama: Dedi Prasetyo, Jabatan: Staff Admin.
- Nama: Ani Wijaya, Jabatan: Arsiparis.
Telah melakukan serah terima 50 dokumen kontrak.
Pihak Pertama: Dedi Prasetyo
Pihak Kedua: Ani Wijaya
17. Contoh Berita Acara Serah Terima Uang
BERITA ACARA SERAH TERIMA UANG
Nomor: 017/BA/STU/V/2023
Pada hari Senin tanggal 10 Mei 2023, bertempat di Kantor Bendahara XYZ, kami yang bertanda tangan:
- Nama: Budi Santoso, Jabatan: Bendahara.
- Nama: Siti Aisyah, Jabatan: Penerima.
Telah melakukan serah terima uang sebesar Rp20 juta untuk keperluan proyek.
Pihak Pertama: Budi Santoso
Pihak Kedua: Siti Aisyah
18. Contoh Berita Acara Musyawarah
BERITA ACARA MUSYAWARAH
Nomor: 018/BA/MUS/IV/2023
Pada hari Jumat tanggal 20 April 2023, bertempat di Balai Desa Sukamaju, diadakan musyawarah warga. Agenda: Penentuan lokasi pasar desa. Hasil: Disepakati di lahan seluas 2 hektar.
Ketua: Joko Widodo
19. Contoh Berita Acara Hasil Pekerjaan
BERITA ACARA HASIL PEKERJAAN
Nomor: 019/BA/HP/III/2023
Pada hari Rabu tanggal 15 Maret 2023, bertempat di Kantor PT Bangun Abadi, kami yang bertanda tangan:
- Nama: Eko Susilo, Jabatan: Pengawas.
- Nama: Rudi Hartono, Jabatan: Pelaksana.
Menyatakan hasil pekerjaan instalasi listrik dinyatakan selesai dan sesuai standar.
Pengawas: Eko Susilo
Pelaksana: Rudi Hartono
20. Contoh Berita Acara Serah Terima Inventaris
BERITA ACARA SERAH TERIMA INVENTARIS
Nomor: 020/BA/STI/II/2023
Pada hari Senin tanggal 20 Februari 2023, bertempat di Kantor PT Maju Jaya, kami yang bertanda tangan:
- Nama: Ani Wijaya, Jabatan: Staff Admin.
- Nama: Dina Marlina, Jabatan: Staff Gudang.
Telah melakukan serah terima inventaris berupa 20 meja kerja.
Pihak Pertama: Ani Wijaya
Pihak Kedua: Dina Marlina
Template Berita Acara Gratis
Untuk memudahkan Anda, kami menyediakan template berita acara dalam format Word dan PDF yang bisa diunduh secara gratis. Template ini mencakup struktur standar yang dapat disesuaikan untuk berbagai keperluan, mulai dari serah terima hingga rapat. Unduh di sini: Link Template (#).
Manfaat menggunakan template:
- Menghemat waktu dalam penyusunan.
- Memastikan format sesuai standar.
- Mudah diedit sesuai kebutuhan spesifik.
Strategi Optimasi Berita Acara untuk Kebutuhan Digital
Di era digital, berita acara tidak hanya dibuat dalam bentuk fisik, tetapi juga perlu dioptimalkan untuk kebutuhan online:
- Simpan dalam Format Digital: Gunakan PDF untuk memudahkan pengarsipan dan distribusi.
- Tanda Tangan Elektronik: Manfaatkan platform seperti DocuSign untuk validitas hukum.
- Pengarsipan Efektif: Simpan di cloud (Google Drive, Dropbox) dengan penamaan yang jelas, misalnya “BA_SerahTerima_2023”.
Penutup
Berita acara adalah alat penting untuk mendokumentasikan peristiwa secara resmi dan sah. Dengan panduan ini, Anda kini memiliki pemahaman mendalam tentang cara membuatnya, struktur yang tepat, serta berbagai contoh untuk keperluan spesifik—mulai dari serah terima barang hingga musyawarah. Gunakan template gratis kami untuk mempermudah proses, dan pastikan dokumen Anda selalu akurat dan lengkap.
Punya pertanyaan atau butuh contoh tambahan? Tulis di kolom komentar di bawah, dan kami akan membantu Anda!
FAQ (Frequently Asked Questions)
- Apa bedanya berita acara dan surat biasa?
Berita acara adalah dokumen resmi yang mencatat fakta peristiwa dengan tanda tangan pihak terkait, sedangkan surat biasa lebih fleksibel dan tidak selalu memerlukan format formal. - Apakah berita acara wajib distempel?
Tidak selalu, tetapi stempel diperlukan untuk dokumen resmi atau jika diminta oleh instansi tertentu. - Bagaimana jika ada kesalahan dalam berita acara?
Buat berita acara pembetulan dengan nomor baru dan rujuk ke dokumen sebelumnya.