Setiap perusahaan akan senantiasa melakukan pembagian pekerjaan atas jenis tenaga kerja yang dimiliki semoga semua mampu berlangsung sesuai dgn yg direncakan. Pembagian pekerjaan dilaksanakan dr lini teratas hingga paling bawah. Pembagian pekerjaan merupakan penggalan dr menajemen perusahaan.
Bagian tertentu kadang membutuhkan dukungan dlm melakukan pekerjaannya. Orang yg membantu pimpinan perusahaan dlm menertibkan & mengorganisir semua agendanya mampu disebut sekretaris.
Sekretaris
Sekretaris ialah pofesi yg berkaitan dengan administrasi keuangan yang berperan selaku asisten. Tugas seorang sekretaris berhubungan dgn segala aktivitas manajemen yg berhubungan dgn pekerjaan berkala dlm sebuah perusahaan.
Sekretaris mempunyai peran yg sungguh banyak yg bekerjasama pribadi dgn pimpinan perusahaan atau atasan dlm setiap organisasi sosial. Pekerjaan yg biasa dilaksanakan merupakan mengontrol jadwal pimpinannya & mengarsipkan segala dokumen perusahaan. Zaman kini sekretaris sudah berubah istilah menjadi asisten pribadi.
Terdapat beberapa negara yg membedakan antara sekretaris & ajudan pribadi. Untuk negara Indonesia banyak perusahaan atau organisasi profesi yang tak membedakan antara dua istilah tersebut. Dua-duanya memiliki kiprah yg sama dlm membantu tugas pimpinanya.
Fungsi Sekretaris
Berikut merupakan beberapa fungsi sekretaris,
-
Membantu pimpinan
Seorang pemimpin perusahaan membutukan derma seseorang untuk melakukan segala pekerjaan yg bersifat adminitratif & arsip perusahaan. Orang yg menolong pimpinan mesti seseorang yg dianggap mempunyai kemampuan & sesuai dgn cita-cita pimpinan.
Tugas yg dibebankan pada seketaris untuk sebah perusahaan biasanya mengurus dokumen tertentu atau input data yg harus dikerjakan oleh pimpinan.
-
Pelaksana pusat ketatausahaan
Sekretaris berfungsi untuk mengontrol potongan tata perjuangan perusahaan atau pola organisasi sosial biar dapat termanej dgn baik. Bagian ini mampu dilaksanakan oleh serpihan lain, namun sekretaris harus senantiasa mengkontrol bagian surat menyurat & manajemen laiinya.
-
Mencatat semua kegiatan
Segala aktivitas yg akan dilaksanakan oleh perusahaan & pimpinan harus tercatat dgn baik & menjadwalkannya.
Jadwal yg dibuat akan dijadikan standar setiap pimpinan dlm mengghadiri banyak sekali jenis kesibukan yg berhubungan dgn pekerjaan internal & eksternal perusahaan. Dalam kondisi mirip inipula berlaku untuk organisasi di lingkungan sekolah.
Ketua organisasi Osisi di Sekolah Menengan Atas 1 Papua Barat harus menghadiri jadwal permintaan dr organisasi lain. Undangan yg sifatnya wajib tersebut haruslah di buat skejul untuk seketariasnya biar tak bertabarkan sekaligus menawarkan fatwa bagi pimpinan Osisi untuk mengutamakan jadwalnya.
-
Pusat dokumentasi
Sekretaris memiliki fungsi untuk menyediakan segala dokumen yg diperlukan oleh perusahaan atau organisasi sosial baik berupa arsip, notulensi, & berkas-berkas lain yg harus diketahui oleh pihak pimpinan. Pimpinan umumnya akan menanyakan pribadi pada sekretaris tatkala membutuhkan informasi tentang sesuatu yg berkaitan dgn perusahaan atau hal-hal lain yg sudah terdokumentasikan.
Bahkan dlm beberapa kasus dlm kegiatan mirip diskusi dan debat terdapatnya seketaris pula memiliki peranan penting dlm dokumentasi ini. Selain menyimpang surat-surat, menciptakan daftar pertanyaan, pula bekerjasama dengan humas dalam mengkordinirkan kegiatan.
-
Menyampaikan info pada pimpinan
Sekretaris harus menghidangkan segala informasi yg diperlukan oleh pimpinan semoga menciptakan pekerjaan pimpinan semakin mudah. Misal berita event, berita hasil rapat divisi, info kondisi perusahaan, keuangan perusahaan, & lain-lain. Bahkan kadang sekretaris diberi akidah untuk mewakili pimpinan pada event tertentu.
-
Alat komunikasi organisasi
Sekretaris berperan sebagai alat info perusahaan, karena umumnya info apapun yg didapat dlm suatu organisasi dimengerti oleh sekretaris, sehingga tatkala ingin mengenali kabar dr pihak laur atau dlm perusahaan mampu ditanyakan pada sekretaris.
-
Jembatan penghubung
Ketika terdapat isu dr berbagai pihak sekretaris yg akan memberikan pada pimpinan. Misal terdapat permohonan dr manajer belahan tertentu atau anjuran koordinasi dr pihak lain, sekretaris akan mendapatkan info tersebut & akan disampaikan pada pimpinan perusahaan.
-
Menyampaikan gosip dr pimpinan
Sekretaris merupakan orang pertama yg paling tau tentang kegiatan yg akan dijalankan oleh pimpinan perusahaan. Pimpinan perusahaan pula akan menyampaikan info melaui sekretaris. Selanjutnya sekretaris bertugas untuk memberikan informasi terebut pada manajer pecahan atau mengumumkan pada seluruh pegawai perusahaan.
-
Memberi pertimbangan pada pimpinan
Ketika pimpinan perusahaan ingin melaksanakan aktivitas yg berisiko biasanya memerlukan pertimbangan dr berbagai pihak salah satunya sekretari. Hal tersebut dilakukan alasannya sekretaris dianggap paling tahu keadaan perusahaan sehingga diperlukan dapat memutuskan sesuatu yg sesuai dgn yg diharapkan.
-
Memberikan motivasi pada pekerja
Sekretaris pula mempunyai tanggungjawab untuk tetap mempertahankan semagat pengawai dlm melakukan pekerjaannya. Sekretaris mampu mengetahui keadaan para pegawai sehingga tau kapan para pegawai memerlukan motivasi untuk sama-sama menyelesaikan proyek yg dijalankan. Motivasi dapat dilakukan lewat kegiata tertentu atau ucapan dengan-cara eksklusif pada pihak terkait.
-
Menyampaikan kebijakan pada pekerja
Ketika pimpinan perusahaan memiliki kebijakan baru yg harus dipatuhi oleh pekerja maka sekretaris memiliki keharusan untuk menyampaikan hal tersebut pada para pegawai. Kewajiban ini merupakan salah satu bentuk kiprah sekretaris pada pimpinan.
Itulah tadi artikel yg bisa kami berikan pada semua kelompok yg sedang membutuhkan kajian perihal fungsi sekretaris secara umum yg gampang didapatkan dlm kehiduan sehari-hari. Semoga bisa memberi referensi bagi kalian yg membutuhkan.