Ingin Perusahaan Kamu Cepat Berkembang ? Yuk Pelajari Cara Membuat Standar Operasional Prosedur Berikut Ini !

Kalian tau enggak sih apa itu SOP ? SOP adalah singkatan dr Standar Operasional Prosedur. Setiap kegiatan & aktivitas yg kita lakukan sehari-hari tak lepas dgn yg namanya SOP.

Biar lebih jelasnya, dlm artikel ini kita akan coba mengulas tentang pengertian SOP, tujuan SOP, manfaat SOP, & cara membuat SOP yg baik & benar itu seperti apa. Selain itu agar lebih jelas & mudah untuk dipahami, kita pula akan memberikan contoh SOP yg mudah untuk kalian pahami.

Berikut ini adalah penjelasan lebih detail mengenai SOP.

---

Pengertian SOP (Standar Operasional Prosedur)

---

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan dokumen yg berkaitan dgn standar prosedur yg dilakukan dengan-cara kronologis untuk dapat menyelesaikan suatu pekerjaan yg bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yg lebih efektif & efisien dgn biaya yg serendah-rendahnya.

SOP biasanya terdiri dr manfaat, metode penulisan prosedur, kapan dibuat atau di revisi, & dilengkap dgn bagan flowchart di bagian akhirnya. Berikut iniadalah pengertian SOP menurut para ahli.

---

Pengertian SOP Menurut Para Ahli

---

1. Menurut Sailendra, Standar Operasional Prosedur (SOP_ adalah perpaduan yg digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau sebuah perusahaan berjalan dgn lancar.
2. Menurut Moekijat, Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan langkah-langkah atau pelaksanaan pekerjaan, dimana pekerjaan tersebut dapat dilakukan dgn baik, berhubungan dgn apa yg di lakukan, bagaimana melakukannya, dimana melakukannya, bilamana melakukannya, & siapa yg melakukannya
3. Menurut Tjipto Atmoko, Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah suatu pedoman atau acuan untuk dapat melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dgn fungsi & alat penilaian kerja instansi pemerintah dgn berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, & prosedur sesuai tata kerja, prosedur kerja & sistem kerja pada unit kerja yg bersangkutan.
4. Menurut, Insani, Standar Operasional Prosedur adalah sebuah dokumen yg berisi serangkaian instruksi atau perintah yg tertulis yg dibakukan tentang berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yg berisi cara melakukan pekerjaan, tempat penyelenggaraan, waktu pelaksanaan, & aktor yg berperan dlm pekerjaan tersebut.

---

Tujuan SOP Kerja dlm Perusahaan

---

Tujuan dr pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yg telah ditetapkan mengenai aktivitas pekerjaan yg berulang-ulang yg dilaksanakan dlm sebuah organisasi atau perusahaan. 

SOP yg baik adalah SOP yg bisa menjadikan arus kerja yg lebih baik, menjadi pedoman untuk karyawan yg baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yg baik antara bagian-bagian yg berlainan dlm sebuah perusahaan.

Tujuan Standasar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut :

1. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kerja atau kondisi tertentu & petugas & lingkungan dlm melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan tertentu.
2. Sebagai pedoman dlm melaksanakan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja & supervisor.
3. Untuk menghindari kesalahan & kegagalan. Dengan demikian akan mengurangi konflik, keraguan, pemborosan, duplikasi dlm proses melaksanakan pekerjaan.
4. Merupakan paramater atau tolak ukur untuk menilai mutu pelayanan.
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga & sumber daya manusia dengan-cara efektif & efisien.
6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang, & tanggungjawab dr petugas yg bersangkutan.
7. Sebagai dokumen yg menjelaskan & menilai pelaksanaan proses kerja bilamana terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek & kesalahan administrasi lainnya, sehingga bersifat melindungi rumah sakit & petugas.
8. Sebagai dokumen yg dipakai untuk pelatihan.
9. Sebagai dokumen sejarah bilamana telah dibuat revisi SOP yg baru.

---

Fungsi SOP Sebagai Acuan Kerja

---

Fungsi SOP adalah sebagai berikut :

1. Mempermudah pekerjaan perugas / pegawai atau tim / unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bilamana terjadi penyimpangan.
3. Untuk mengetahui dgn jelas hambatan-hambatan yg dialami.
4. Mengarahkan petugas atau pegawai untuk sama-sama lebih disiplin dlm bekerja.
5. Sebagai pedoman atau acuan dlm melaksanakan pekerjaan.

---

Manfaat SOP Perusahaan

---

Standar Operasional Prosedur adalah penetapan tertulis mengenai apa yg harus dikerjakan, kapan, dimana,oleh siapa, & dibuat untuk emnghindari terjadinya variasi dlm proses pelaksanaan kegiatan yg dilakukan oleh pegawai yg akan mengganggu kinerja. Secara keseluruhan, SOP mempunyai beberapa manfaat untuk sebuah perusahaan yaitu :

1. Sebagai standarisasi cara yg dilakukan oleh pegawai dlm menyelesaikan pekerjaannya. Dengan tujuan untuk mengurangi terjadinya kesalahan atau kelalaian.
2. SOP membantu staff menjadi lebih mandiri & tak bergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dlm pelaksanaan pekerjaan setiap harinya.
3. Meningkatkan akuntabilitas dgn mendokumentasikan tanggung jawab khusus dlm menjalankan tugas atau pekerjaan.
4. Menciptakan ukuran standar kerja pada pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja & lebih membantu mengevaluasi usaha yg telah dijalankan.
5. Menciptakan materi training yg bisa membantu pegawai baru untuk cepat beradaptasi & biasa untuk melakukan pekerjaannya.
6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien & dikelola dgn baik & profesional.
7. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dlm melaksanakan pelayanan setiap harinya.
8. Menghindari terjadinya tumpang tindih pelaksanaan tugas dlm memberikan pelayanan.
9. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dlm memberikan sebuah pelayanan. Menjamin proses pelayanan agar tetap berjalan dlm berbagai situasi & kondisi.

---

Prinsipi Prinsip SOP

---

Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa pembuatan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain adalah kemudahan & kejelasan, efisiensi & efektivitas, keterukuran, keselarasan, berorientasi pada pengguna, dinamis, kepatuhan terhadap hukum, & kepastian hukum.

1. Konsisten

SOP harus dilakukan dengan-cara konsisten dr waktu ke waktu, oleh siapapun, & dlm situasi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.

2. Komitmen

SOP harus dilakukan dgn komitmen penuh dr seluruh jajaran pegawai dr level yg paling rendah sampai yg tertinggi.

3. Perbaikan Berkelanjutan

Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yg benar-benar efektif & efisien.

4. Mengikat

SOP sifatnya harus mengikat pelaksana dlm menjalankan tugasnya sesuai dgn prosedur yg telah ditetapkan.

5. Seluruh Unsur Memiliki Peran Penting

Seluruh pegawai memiliki peran dlm setiap prosedur yg telah di standarkan. Jika pegawai tersebut tak melaksanakan peranannya dgn baik, maka proses produktiviats dlm suatu organisasi atau sebuah perusahaan akan terganggu.

6. Terdokumentasikan dgn Baik

Seluruh prosedur yg telah di standarkan harus di dokumentasikan dgn baik, sehingga dapat dijadikan sebagai referensi bagi setiap orang yg membutuhkan.

---

1. Contoh SOP Market Place

---

---

2. Contoh SOP Perusahaan

---

 

---

3. Contoh SOP Pengajian TPQ

---

---

Cara Membuat SOP (Standar Operasional Sistem)

---

Itulah pembahasan singkat mengenai pengertian SOP, tujuan SOP, manfaat SOP, cara membuat SOP yg baik & benar, & contoh SOP perusahaan, contoh SOP kerja, contoh SOP paud.

4. Contoh SOP Perusahaan Jasa

JUDUL                      : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN

1. Latar Belakang    : 1.) Adanya keluhan pelanggan ke customer service (CS)

2.) Keluhan disampaikan melalui telepon atau datang ke kantor

3.) Keluhan pelanggan tak cepat mendapatkan tanggapan

2. Tujuan                  : 1.) Memberikan kepuasan pada pelanggan

2.) Menata petugas (dalam hal ini customer service) untuk dapat mengatasi keluhan pelanggan dgn baik

3. Ruang Lingkup   : Tugas & tanggung jawab bagian customer service

4. Tanggung Jawab: 1.) Customer service

2.) Supervisor front office

5. Unit Kerja Terlibat: 1.) Bagian keamanan

2.) Bagian pengemasan

3.) Bagian pengiriman

6. Prosedur Pelaksanaan: 1.) Customer service menerima pelanggan dgn sopan, ramah, menggunakan tata bahasa yg baik & tersenyum.

2.) Mencatat nama pelanggan, nomor pengiriman pelanggan & apa saja yg menjadi keluhan pelanggan.

3.) Customer service harus mampu memberi solusi yg cepat apabila pelanggan mengeluhkan pelayanan yg diterima.

4.) Apabila tak bisa memberi solusi cepat, jangan tutup kontak dgn pelanggan, segera lakukan koordinasi dgn unit kerja terkait yg dikeluhkan pelanggan, kemudian teruskan solusi tersebut ke pelanggan.

7. Rekaman                        : 1.) Catatan front office

2.) Memo internal ke unit kerja terkait

4. Contoh SOP Perusahaan Swasta

JUDUL

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KERJA LEMBUR

1. LATAR BELAKANG

1.) Perlu penataan jam kerja yg lebih efektif & efisien.

2.) Setiap divisi memerlukan pengaturan pekerjaan di luar jam kerja normal.

2. TUJUAN

Mengatur pola kerja lembur bagi karyawan agar dapat bekerja dengan-cara efektif & efisien.

3. RUANG LINGKUP

Kerja lembur karyawan tingkat asisten manajer ke bawah di semua divisi.

4. TANGGUNG JAWAB

1.) Semua karyawan yg melakukan kerja lembur.

2.) Supervisor masing-masing bagian.

3.) Manajer masing-masing bagian.

5. UNIT KERJA TERLIBAT

1.) HRD

2.) Satuan pengawas internal

3. Bagian lain yg terkait dgn pekerjaan lembur

6. PROSEDUR PELAKSANAAN

1.) Karyawan yg akan lembur mengisi form lembur yg tersedia atas perintah atasan langsung.

2.) Pekerjaan lembur dapat dilakukan dgn pertimbangan percepatan waktu pengerjaan, target waktu, kemampuan alat yg digunakan, & kemampuan personil yg terlibat.

3.) Karyawan tak diperkenankan untuk mengerjakan pekerjaan lain selain pekerjaan yg diajukan untuk lebur.

4.) Karyawan wajib membersihkan semua peralatan yg dipakai & mematikan peralatan yg berhubungan dgn kelistrikan setelah selesai melakukan pekerjaan lembur.

5.) Karyawan dapat mengakhiri pekerjaan lembur sesuai dgn target kuantitas pekerjaan atau pembatasan jam lembur yg diberikan oleh atasan pada form yg tersedia.

7. REKAMAN

Form pengajuan lembur

5. Contoh SOP Kontraktor

JUDUL    : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PEMERIKSAAN AKHIR PRA PENGECORAN

1. LATAR BELAKANG

1.) Pekerjaan pengecoran struktur merupakan pekerjaan yg perlu perhatian khusus.

2.) Perlu pemeriksaan yg teliti sebelum dilaksanakan pengecoran.

2. TUJUAN

Mengatur pola pemeriksaan pra pengecoran untuk hasil yg terbaik

3. RUANG LINGKUP

Peran bagian pengawas konstruksi sebelum dilaksanakan pengecoran

4. TANGGUNG JAWAB

1.) Pengawas lapangan

2.) Supervisor pengawas lapangan

3.) Pelaksana lapangan

5. UNIT KERJA TERLIBAT

1.) Pelaksana konstruksi di lapangan

2.) Subkontraktor yg terkait

3.) Logistik lapangan

6. PROSEDUR PELAKSANAAN

1.) Bagian pengawas lapangan menerima memo tentang jadwal pengecoran bidang konstruksi.

2.) Bagian pengawas lapangan memeriksa kesesuaian dimensi, jarak, jenis bahan, & spesifikasi bahan antara gambar dgn kondisi yg ada di lapangan.

3.) Bagian pengawas lapangan memeriksa kekuatan bekisting & perancah untuk mengantisipasi beratnya cor.

4.) Bagian pengawas lapangan memeriksa kesiapan pelatan, jumlah peralatan, & jumlah personil yg akan terlibat dlm pengecoran.

5.) Bagian pengawas lapangan memberikan arahan atau catatan apabila ada ketidaksesuaian & apabila dilihat ada yg tak semestinya dengan-cara teknik konstruksi.

6.) Pengecoran baru bisa dilaksanakan apabila pengawas lapangan memberikan instruksinya melalui memo yg tersedia.

7. REKAMAN

1.) Form pengajuan pengecoran

2.) Form pelaksanaan pengecoran

3.) Form laporan cuaca

6. Contoh SOP Perusahaan Makanan

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGEMASAN MAKANAN

1. LATAR BELAKANG

1.) Makanan sehat yg sesuai dgn visi & misi perusahaan.

2.) Kualitas pengemasan merupakan salah satu faktor daya tarik konsumen.

2. TUJUAN

Menata proses pengemasan makanan yg lebih baik untuk meningkatkan produktivitas perusahaan.

3. RUANG LINGKUP

Proses pengemasan makanan

4. TANGGUNG JAWAB

1.) Operator pengemasan

2.) Supervisor pengemasan

3.) Manajer produksi

5. UNIT KERJA TERLIBAT

1.) Bagian produksi

2.) Bagian gudang

3.) Bagian distribusi

6. PROSEDUR PELAKSANAAN

1.) Bagian operator pengemasan harus mematuhi ketentuan teknis peralatan yg digunakan.

2.) Proses pengemasan dilaksanakan dgn hati-hati untuk meminimalkan kegagalan pengemasan produk.

3.) Pekerjaan pengemasan produk harus segera dikerjakan tatkala bagian produksi telah menyerahkan hasil pekerjaannya.

4.) Bagian operator pengemasan memeriksa setiap barang yg dikemas dgn teliti.

5.) Apabila produk yg akan dikemas ditemukan cacat produksi maka operator harus memisahkan & segera melaporkan ke supervisor unutk segera ditindaklanjuti.

7. REKAMAN

1.) Form serah terima

2.) Form cacat produksi

7. Contoh SOP Pembayaran Gaji Karyawan

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI KARYAWAN

1. TUJUAN

Membuat pedoman & panduan dlm melaksanakan aktivitas pembayaran gaji karyawan.

2. RUANG LINGKUP

Meliputi kegiatan penggajian karyawan mulai pengumpulan data-data pegawai, penghitungan gaji, sampai pembayaran gaji & penyimpanan dokumen.

3. DEFINISI

Pembayaran gaji karyawan adalah aktivitas untuk membayarkan sejumlah uang & tunjangan pada karyawan sebagai imbal balik atas jasa yg digunakan oleh perusahaan.

4. PROSEDUR PELAKSANAAN

1.) Berdasar penerimaan karyawan & surat pengangkatan karyawan dibuat kartu gaji termasuk pinjaman karyawan oleh bagian personalia.

2.) Berdasar kartu gaji dibuat rekapan daftar gaji & utang karyawan termasuk pembayaran pinjaman tiap bagian oleh bagian personalia.

3.) Selanjutnya dibuat rekapan total gaji karyawan & daftar utang karyawan tiap bagian diberikan ke bagian keuangan.

4.) Bagian keuangan meminta otorisasi dr direksi, setelah diotorisasi gaji dibayarkan ke bagian personalia. Bagian personalia menerima uang sebesar total gaji sebelum dikurangi utang atau pinjaman karyawan, total gaji karyawan, daftar utang karyawan, dgn menandatangani bukti pembayaran.

5.) Bukti pembayaran diberikan ke bagian dokumentasi.

6.) Bagian personalia selanjutnya memasukkan uang ke amplop untuk masing-masing karyawan.

7.) Hasil pelunasan pinjaman karyawan oleh bagian personalia dikembalikan ke bagian keuangan.

8. Contoh SOP Pengelolaan Keuangan Unit Bisnis

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELOLAAN KEUANGAN UNIT BISNIS

1. TUJUAN

1.) Menyelenggarakan pengelolaan keuangan yg sistematis & terkendali

2.) Untuk menjamin kecukupan likuiditas perusahaan

2. RUANG LINGKUP

1.) Pembukaan rekening bank

2.) Pengaturan jenis rekening bank, cash pooling, operasional

3.) Pengaturan saldo maksimum kas & rekening bank

4.) Pengaturan penerimaan tagihan unit bisnis dr pelanggan

5.) Mekanisme penarikan, penyetoran, & transfer bank

6.) Pemindahan dana dr rekening bank unit bisnis ke rekening pusat melalui cash management system bank yg ditunjuk

3. DEFINISI

1.) Rekening bank cash pooling adalah rekening bank unit bisnis pada bank (yang ditunjuk) yg dibuka unit bisnis dgn specimen tandatangan direksi. Dana yg tersedia pada rekening tersebut tak dapat ditarik oleh unit bisnis.

2.) Cash management system adalah program pengelolaan rekening khusus pada bank yg ditunjuk yg dilakukan oleh perusahaan pusat melalui konektivitas internet yg terintegrasi sesuai rekening terdaftar.

3.) Rekening bank operasional adalah rekening bank yg dibuka unit bisnis pada bank yg ditunjuk guna memenuhi kebutuhan operasional rutin unit bisnis.

4.) Uang muka adalah pengeluaran kas yg belum diketahui dengan-cara pasti besaran pengeluarannya & berfungsi sebagai alat kontrol pembukuan sampai transaksi tersebut diakui sebagai biaya berdasarkan bukti pendukung.

5.) Bon sementara adalah pengeluaran kas yg sifatnya sangat mendesak & belum dapat diidentifikasi peruntukkannya kemana.

4. KEBIJAKAN

1.) Jumlah rekening bank di cabang dibatasi hanya untuk cash pooling, operasional, & untuk keperluan khusus.

2.) Semua pembayaran piutang dr customer & penyetoran tunai harus masuk ke rekening cash pooling.

3.) Rekening bank cash pooling hanya bisa disetorkan & tak bisa ditarik.

4.) Kuasa penandatanganan cek atau bilyet giro dilakukan oleh kepala unit bisnis bersama pejabat unit bisnis lainnya yg ditunjuk berdasarkan surat kuasa direksi.

5.) Kuasa bank di unit bisnis ditentukan sebagai berikut:

• Bank operasional  : hanya boleh untuk penarikan dana, tapi tak boleh menyetor
• Non operasional    : tak boleh untuk penarikan tunai, boleh menyetor & transfer dana ke rekening bank cash pooling.

6.) Saldo rekening bank operasional maksimum sebesar rata-rata anggaran biaya usaha bulanan dikurangi biaya penyusutan.

7.) Unit bisnis harus menyusun cashflow yg diuraikan dlm rencana kebutuhan operasional mingguan atas dasar anggaran termasuk utang yg akan jatuh tempo, & dikirim ke departemen accounting dengan-cara sistematis melalui fasilitas teknologi informasi satu minggu sebelum periode berikutnya.

8.) Untuk kebutuhan lain yg tak dianggarkan & dianggap perlu, unit bisnis bisa mengajukan permohonan khusus pada direktur keuangan untuk mendapatkan tambahan dana dr pusat.

9.) Batasan maksimum saldo kas di unit bisnis ditentukan sebesar Rp 15.000.000, ketentuan tersebut berlaku untuk posisi saldo kas pada pukul 15.00 waktu setempat.

10.) Pengeluaran dlm bentuk kas paling besar sejumlah Rp 10.000.000 sebelihnya dlm bentuk cek/giro. Pengeluaran dlm bentuk kas yg melebihi Rp 10.000.000 harus mendapatkan persetujuan direktur keuangan.

11.) Otorisasi pengeluaran kas/bank ditentukan sebagai berikut:

• Ada bukti pendukung berupa semua pengeluaran kas/bank  yg didukung bukti dokumen harus diversifikasi bagian akuntansi & otorisasi oleh kepala unit bisnis.
• Tanpa bukti pendukung tak terkait langsung dgn penjualan melebihi Rp 5.000.000 harus dgn persetujuan kepala unit bisnis & direktur.
• Tanpa bukti pendukung yg terkait dgn penjualan, pengeluaran sampai dgn Rp 10.000.000 disetujui oleh kepala unit bisnis, & pengeluaran melebihi Rp 10.000.000 harus dgn persetujuan direktur.

12.) Utang unit bisnis pada pemasok dicatat di unit bisnis & pembayarannya ditentukan sebagai berikut:

• Sampai dgn jumlah Rp 10.000.000 dilakukan oleh unit bisnis sendiri.
• Di atas Rp 10.000.000 dilakukan oleh pusat.

13.) Pembayaran utang cabang oleh pusat berdasarkan permohonan dr unit bisnis yg ditujukan pada manajer accounting & finance dgn mencantumkan:

• Data lengkap faktur tagihan yg akan dibayar
• Data lengkap alamat & tujuan pembayaran
• Data lengkap faktur pajak terkait

14.) Surat permohonan pembayaran utang unit bisnis diterima manajer accounting & finance selambat-lambatnya satu minggu sebelum jatuh tempo pembayaran utang.

15.) Pengeluaran uang yg bersifat mendesak dapat menggunakan bon sementara & harus diselesaikan paling lambat 3 x 24 jam sejak uang dikeluargak oleh kasir (staf keuangan).

16.) Uang muka harus diselesaikan paling lambat 3 x 24 jam jam terhitung sejak selesainya tugas atau kegiatan yg terkait dgn pengambilan uang muka.

9. Contoh SOP Penambahan Dana Kas

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENAMBAHAN DANA KAS

1. TUJUAN

1. ) Memberikan pedoman kebijakan, tahapan proses, & prosedur penambahan dana kas.
2. ) Menciptakan tata kelola keuangan perusahaan yg sistematis & terkendali.

2. RUANG LINGKUP

1. ) Pengaturan jenis rekening bank
2. ) Mekanisme penyetoran & penarikan dana
3. ) Pemindahan dana dr rekening bank penampung ke rekening operasional

3. DOKUMEN YANG DIPERGUNAKAN

1. ) Bilyet Giro atau Cek
2. ) Kartu ATM

4. PIHAK TERKAIT

1. ) Staff keuangan
2. ) Bagian akuntansi
3. ) Manajer keuangan
4. ) Direksi

5. DEFINISI

1. ) Rekening bank penampungan adalah rekening bank yg dibuka dgn specimen tandatangan direksi.
2. ) Rekening bank operasional adalah rekening bank yg dibuka perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasional rutin.

6. PROSEDUR

1. ) Bagian keuangan menyusun cashflow yg dijabarkan dlm rencana kebutuhan operasional atas dasar anggaran, termasuk kebutuhan yg harus segera dibayar, & dikirim ke bagian akuntansi.
2. ) Untuk kebutuhan lain yg tak dianggarkan & dianggap penting, bagian keuangan dapat mengajukan permohonan khusus pada direktur untuk mendapatkan tambahan dana.
3. ) Dokumen yg sudah diverifikasi oleh bagian akuntansi kemudian ditandatangani oleh manajer akuntansi, manajer keuangan, direktur keuangan.
4. ) Berdasar dokumen yg sudah diverifikasi & disetujui untuk penambahan dana kas, selanjutya bagian keuangan membuat aplikasi cek atau bilyet giro.
5. ) Kuasa penandatanganan cek/bilyet giro dilakukan oleh manajer keuangan atau pejabat perusahaan yg ditunjuk berdasarkan surat kuasa direksi.
6. ) Aplikasi cek/bilyet giro yg telah divalidasi bank diarsip sebagai bukti penambahan dana kas.
7. ) Penarikan dana kas oleh staff keuangan hanya bisa dilakukan dgn menggunakan ATM.

10. Contoh SOP Pengaturan Aktivitas Partner Perusahaan

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGATURAN AKTIVITAS KONTRAKTOR DAN SUB KONTRAKTOR

1. TUJUAN

Memenuhi persyaratan dlm ketentuan perusahaan yg tak dapat dilakukan oleh perusahaan sendiri.

2. ALAT DAN BAHAN

1. ) Surat kontrak antar perusahaan dgn kontraktor & sub kontraktor.
2. ) Berita acara atau laporan terhadap kegiatan terkait.

3. PIHAK TERKAIT

1. ) Pimpinan perusahaan
2. ) Kontraktor & sub kontraktor

4. PROSEDUR

1. ) Mengontrol kegiatan yg dilakukan oleh kontraktor & sub kontraktor sesuai kesepakatan dlm kontrak tertulis.
2. ) Memastikan jenis pengawasan yg dilakukan pada kontraktor & sub kontraktor.
3. ) Kegiatan yg dilakukan oleh kontraktor & sub kontraktor menjadi dr sistem audit sarana.
4. ) Menentukan kegiatan yg diserahkan pada kontraktor & sub kontraktor sesuai kebutuhan, kecuali kegiatan penyimpanan.
5. ) Evaluasi atas kinerja kontraktor & sub kontraktor.

11. Contoh SOP Perusahaan untuk Meningkatkan Pelayanan Bisnis

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENANGANAN PRODUK KADALUARSA

1. TUJUAN

Menjelaskan bagaimana menangani obat yg kadaluarsa atau mendekati kadaluarsa

2. BAHAN DAN ALAT

Data & kartu stock

3. KUALIFIKASI PERSONIL

Karyawan yg ditunjuk

4. PROSEDUR

• Produk kadaluarsa

1. ) Memisahkan produk-produk yg kadaluarsa dr stok penjualan & simpan di ruang karantina, dokumentasikan & beri tanda “barang kadaluarsa”.
2. ) Mencatat priduk-produk yg kadaluarsa.
3. ) Membuat berita acara & mengusulkan untuk pemindahan/penghapusan barang rusak.
4. ) Buat berita acara pengembalian produk ke produsen, jika produk bisa dikembalikan (untuk perusahaan distribusi).

• Produk mendekati kadaluarsa

1. ) Melakukan stock opname minimal sekali dlm sebulan.
2. ) Memisahkan produk-produk yg mendekati kadaluarsa. Kemudian disimpan di bagian depan rak penyimpanan.
3. ) Mencatat produk-produk yg mendekati kadaluarsa. Kemudian didistribusikan ke bagian operasionalk untuk ditindaklanjuti.
4. ) Mengeluarkan produk-produk yg mendekati kadaluarsa terlebih dahulu jika ada penjualan.

12. Contoh Standar Operasional Prosedur Strategi Pemasaran Produk

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR IKLAN

1. TUJUAN

Meningkatkan brand image perusahaan & produk serta peningkatan penjualan sebagai upaya pencapaian target perusahaan.

2. RUANG LINGKUP

Standar Operasional Prosedur (SOP) mencakup semua program marketing dr mulai pengumpulan data analisis hingga evaluasi hasil program.

3. DEFINISI

Program marketing adalah kegiatan yg dibuat, dilaksanakan, & dievaluasi oleh marketing dlm rangka untuk meningkatkan brand image perusahaan & produk.

4. DOKUMEN TERKAIT

1. ) Laporan penjualan & hasil survey kepuasan pelanggan
2. ) Program marketing
3. ) Form pelaksanaan
4. ) Laporan program marketing

5. REFERENSI

ISO 9001 (Quality Management System)

6. PROSEDUR PELAKSANAAN

1. ) Bagian marketing mengumpulkan data terkait dengan:

• Pencapaian penjualan
• Inputan survey
• Hasil pengembangan bisnis keinginan pihak manajemen perusahaan & lakukan survey permintaan yg berkembang di pasar.

2. ) Bagian marketing program marketing yg berisi:

• Nama program
• Potensi pasar
• Target

Budget program marketing beserta target & budget yg akan dikeluarkan harus mendapatkan persetujuan dr kepala bagian & direksi perusahaan.

3.) Pelaksanaan atas program marketing yg dilakukan oleh tim marketing yg ada di kantor pusat & cabang perusahaan.

4.) Melakukan evaluasi atas keefektifan pelaksanaan program marketing yg telah dilakukan oleh tenaga marketing di pusat & cabang-cabang perusahaan dibandingkan dgn target & budget yg telah ditetapkan.

13. Contoh Standar Operasional Prosedur Pengeluaran Kas & Bank

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELUARAN KAS & BANK

1. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dimulai sejak pembuatan bukti keluar kas atau bank oleh divisi yg berkepentingan & berakhir setelah pengeluaran kas oleh staff keuangan (kasir) atau diberikannya bukti transfer oleh bagian keuangan pada yg berkepentingan.

2. PENGENDALIAN INTERNAL

• Dokumen pendukung harus disetujui oleh kepala bagian atasan yg terkait terlebih dahulu.
• Bukti keluar kas atau bank diverifikasi kepala bagian keuangan & ditambahkan kode rekening.
• Penerima uang membubuhkan tanda tangan & nama jelas sebagai tanda terima pada bukti keluar kas atau bukti keluar bank.

3. SISTEM OTORISASI

Persetujuan pengeluaran kas atau bank dilakukan oleh kepala bagian akuntansi keuangan.

4. PIHAK TERKAIT

• Semua divisi yg berkepentingan
• Akuntansi & keuangan
• Kasir
• Manajer keuangan

5. DOKUMEN

• Bukti keluar kas atau bukti keluar bank
• Dokumen pendukung lain

6. PROSEDUR PELAKSANAAN

• Divisi yg berkepentingan membuat bukti keluar kas atau bukti keluar bank sesuai kebutuhan & dilampiri dgn bukti pendukung.
• Minta persetujuan & tanda tangan kepala bagian terkait.
• Menyampaikan ke bagian akuntansi keuangan untuk diverifikasi.
• Bagian akuntansi keuangan memeriksa validitas bukti & dokumen pendukung. Membutuhkan kode rekening & tanda tangan sebagai verifikator.
• Kepala bagian akuntansi keuangan melakukan otorisasi pengeluaran kas atau bank yg didukung bukti (dokumen).
• Manajer keuangan melakukan persetujuan pengeluaran kas atau bank.
• Kasir melakukan pembayaran pada divisi yg berkepentingan.

14. Contoh Standar Operasional Prosedur Pembukaan Rekening Bank Perusahaan

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MEMBUKA REKENING BANK

1. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dimulai sejak diajukannya surat permohonan pembukaan rekening bank oleh divisi akuntansi & keuangan pada direktur keuangan sampai dgn dilaporkannya nomor rekening bank yg baru pada direktur keuangan.

2. PENGENDALIAN INTERNAL

Kuasa atas rekening bank adalah direksi

3. SISTEM OTORISASI

Permohonan pembukaan rekening bank ditandatangani oleh minimal dua dr tiga direksi

4. BAGIAN TERKAIT

• Divisi akuntansi & keuangan
• Direksi

5. DOKUMEN

• Surat permohonan pembukaan rekening
• Formulir bank
• Bukti pembukaan rekening bank

6. PROSEDUR PELAKSANAAN

• Untuk keperluan tertentu bagian akuntansi & keuangan mengirim surat permohonan pembukaan rekening bank pada direktur keuangan.
• Apabila disetujui bagian akuntansi & keuangan mengambil form-form pembukaan rekening bank. Apabila tak disetujui, revisi surat atau cari solusi pemecahannya.
• Form-form bank ditandatangai direksi sebagai kuasa bank.
• Bagian akuntansi & keuangan melakukan pembukaan rekening bank.
• Atas dasar bukti pembukaan rekening bank, bagian akuntansi & keuangan mengirimkan laporan pada direktur keuangan & mengarsipkan bukti pembukaan rekening bank.

15. Contoh Standar Operasional Prosedur Customer Service

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CS (PENANGANAN KETIDAKSESUAIAN PESANAN)

1. TUJUAN

Untuk penanganan segera dilakukan apabila terjadi ketidaksesuaian pesanan dlm kegiatan distribusi persediaan barang.

2. PENANGGUNG JAWAB

Bagian penjualan & kepala gudang

3. PROSEDUR PELAKSANAAN

• Pengadaan:

1. ) Menyesuaikan setiap pemesanan produk dgn kebutuhan.
2. ) Memeriksa kesesuaian pemesanan barang dgn surat pemesanan barang saat produk diterima.
3. ) Apabila jenis produk tak sesuai dgn surat pemesanan, produk tak boleh diterima.
4. ) Apabila produk lebih, jumlah produk yg diterima hanya diperbolehkan sesuai jumlah produk yg tertera pada surat pemesanan.
5. ) Apabila jumlah produk kurang, terima barang sesuai dgn tanda terima uang sesuai dgn jumlah yg diterima.

• Penjualan

1. ) Pesanan penjualan dibuat sesuai dgn surat pemesanan dr pelanggan.
2. ) Apabila terjadi kesalahan penulisan jenis, tanggal produksi atau expired date dlm pembuatan pesanan penjualan, pesanan dibatalkan. Pesanan penjualan yg baru dibuat untuk menggantikan pesanan yg dibatalkan & faktur batalnya diarsipkan.
3. ) Apabila terjadi kesalahan penulisan jenis, tanggal produksi atau expired date dlm pembuatan pesanan penjualan & produk sudah dikirim ke pelanggan, maka dibuatkan nota retur barang dr pelanggan.
4. ) Apabila terjadi kesalahan penulisan jumlah dlm pembuatan pesanan penjualan & produk sudah dikirim ke pelanggan, dikirim kembali produk yg sama dgn jumlah menyesuaikan jumlah kekurangan.

16. Contoh Standar Operasional Prosedur Monitoring Temperatur Ruangan

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MONITORING TEMPERATUR RUANGAN 

1. TUJUAN

Menjelaskan aktivitas pengendalian & monitoring temperatur serta kondisi ruangan penyimpanan sesuai dgn yg dipersyaratkan.

2. BAHAN DAN ALAT

• Pallet
• Rak
• AC
• Termometer
• Form checklist monitoring harian

3. PIHAK TERKAIT

• Pelaksana gudang

4. PROSEDUR PELAKSANA

• Menyalakan lampu penerangan yg cukup
• Memeriksa ventilasi atau sirkulasi udara dgn memeriksa AC / exhaust fan & pengatur suhu serta kelembaban, apakah sudah dihidupkan sesuai dgn peruntukkannya
• Menyimpan barang jadi pada ruangan yg sudah ditentukan sesuai kondisi yg ditetapkan dlm penyimpanan barang jadi
• Memasang alat pengukur suhu dlm ruangan yg ditentukan & diletakkan pada area yg mudah dilihat
• Melakukan pemeriksaan suhu setiap hari kerja pada pagi, siang, & sore hari, mencatat pada lembar monitoring harian yg sesuai dgn kondisi ruangan serta tanda tangan petugas pemeriksa
• Apabila alat menunjukkan penyimpanan atas temperatur yg sudah ditetapkan laporkan pada pengawas
• Membuat evaluasi sebab ketidaksesuaian & apabila perlu membuat order pemeriksaan alat
• Hasil monitoring dengan-cara teratur dicatat di dlm kartu kontrol & ditandatangan oleh petugas yg ditunjuk

5. HAL-HAL PENTING

• Ruang penyimpanan barang jadi harus tersedia alat pengukur suhu yg sudah dikalibrasi

6. DOKUMEN TERKAIT

• Formulir monitoring harian

17. Contoh Standar Operasional Prosedur Pembayaran Utang Usaha

1. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dimulai sejak adanya faktur pembelian dr pemasok yg akan jatuh tempo & berakhir setelah cabang membukukan pelunasan utang yg dibayar oleh kantor pusat.

2. PENGENDALIAN INTERNAL

• Utang yg dibayar adalah atas faktur pembelian yg telah jatuh tempo & diyakini kebenarannya berdasarkan dokumen pendukung yg lengkap.
• Faktur tagihan yg akan dibayar, harus sudah dibukukan sebagai utang kantor cabang
• Kantor cabang membukukan pembayaran utang usaha berdasarkan bukti keluar bank & lampirannya dr departemen akuntansi & keuangan.

3. SISTEM OTORISASI

Permohonan pembayaran utang usaha ditandatangani oleh kepala cabang

4. PIHAK TERKAIT

• Departemen akuntansi & keuangan
• Kantor cabang

5. DOKUMEN

• Surat permohonan pembayaran utang usaha
• Buku keluar bank (kantor pusat)

6. PROSEDUR PELAKSANAAN

• Kantor cabang mengirim surat permohonan pembayaran utang ke departemen keuangan, dgn mencantumkan:

1. ) Data lengkap faktur tagihan yg akan dibayar
2. ) Data lengkap alamat & tujuan pembayaran
3. ) Data lengkap faktur pajak yg terkait

• Atas dasar permohonan dr kantor cabang, departemen keuangan melakukan konfirmasi balik pada kantor cabang terkait dgn permohonan tersebut.
• Departemen keuangan melakukan pembayaran utang pada pemasok.
• Departemen keuangan mengirimkan bukti keluar bank lembar copy ke kantor cabang
• Atas dasar bukti keluar bank dr departemen keuangan, kantor cabang melakukan pelunasan utang.

18. Contoh SOP Stock Opname

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR STOCK OPNAME

1. TUJUAN

Mengetahui kebenaran catatan dlm pembukuan stok dgn keadaan fisik barang

2. ALAT DAN BAHAN

• Data stock system
• Kartu stok gudang

3. PIHAK TERKAIT

• Kepala gudang
• Pelaksana gudang
• Warehouse controller

4. PROSEDUR PELAKSANAAN

• Menyiapkan jadwal untuk melakukan rutinitas stok opname bulanan
• Menyiapkan data stok terakhir yg dicetak dr sistem komputerisasi
• Memeriksa kesesuaian antara data stok dgn stok fisik di gudang
• Bila terjadi selisih jumlah barang, maka cek kembali catatan mutasi barang yg ada pada kartu stok gudang untuk menelusuri selisih tersebut
• Membuat berita acara apabila terjadi kehilangan barang & laporkan pada atasan yg berwenang
• Mendokumentasikan kegiatan stok opname tersebut, pelihara & simpan rekaman dgn baik

19. Contoh Standar Operasional Prosedur Pengeluaran Kas Bon Sementara

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELUARAN KAS BON SEMENTARA

1. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dimulai sejak adanya permohonan pengeluaran kas dgn bon sementara untuk keperluan yg mendesak & berakhir setelah kasir mengeluarkan uang.

2. PENGENDALIAN INTERNAL

• Permohonan pengeluaran kas bon sementara diverifikasi manajer keuangan & ditandatanagi oleh pemohon.
• Pengeluaran kas dgn bon sementara hanya untuk keperluan mendesak.
• Penerima uang menandatangani bon sementara dgn mencantumkan nama jelas.
• Bon sementara harus dipertanggungjawabkan paling lambat 3 x 24 jam sejak uang dikeluarkan oleh kasir.
• Setiap pengeluaran dgn bon sementara dicatat di buku pengeluaran kas khusus untuk bon sementara.

3. SISTEM OTORISASI

Bon sementara diverifikasi manajer keuangan & ditandatangani oleh pemohon & atasan langsung pemohon.

4. PIHAK TERKAIT

• Divisi akuntansi & keuangan
• Kepala bagian pemohon
• Kasir

5. DOKUMEN

Bon sementara

20. Contoh Standar Operasional Prosedur Manajemen Aset Perusahaan

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MANAJEMEN ASET

1. TUJUAN

Memastikan bahwa infrastruktur & aset perushaan dikelola dgn baik agar selalu dlm kondisi siap pakai tatkala dibutuhkan oleh perusahaan.

2. RUANG LINGKUP

Proses pemeliharaan mencakup kegiatan mulai dr identifikasi & klasifikasi aset sampai dgn update daftar aset.

Perbaikan fasilitas dimulai dr permintaan perbaikan fasilitas dr user sampai mencatat ke log book perbaikan di perusahaan.

3. DEFINISI

• Pemeliharaan fasilitas yg dimaksud adalah usaha yg dilakukan dgn cara mengontrol, mengecek, & memelihara semua fasilitas yg dimiliki oleh perusahaan.
• Perbaikan adalah usaha untuk mengembalikan kondisi & fungsi dr suatu barnag atau alat yg rusak akibat pemakaian alat tersebut pada kondisi semula
• Proses perbaikan tak menuntuk penyamaan sesuai kondisi awal, yg terpenting adalah barang tersebut bisa berfungsi kembali & bisa digunakan.

4. PROSES

• Identifikasi & Klasifikasi Aset

1. ) Melakukan identifikasi & klasifikasi aset yg dimiliki perusahaan.
2. ) Membuat daftar aset. Dokumen yg dihasilkan dr proses ini berupa Daftar Aset.
3. ) Menyusun program & jadwal pemeliharaan aset perusahaan per jenis aset dengan-cara rutin & periodik. Dokumen yg dihasilkan dr proses ini adalah berupa dokumen Program dan  Jadwal Pemeliharaan & Manual Book Asset.
4. ) Melaksanakan pemeliharaan sesuai dgn jadwal menggunakan checklist. Dokumen dr proses ini berupa Jadwal & Checklist Pemeliharaan.
5. ) Apabila saat pemeliharaan tak ditemukan ketidaksesuaian atau kerusakan, maka mencatat hasil pemeliharaan ke log book pemeliharaan.
6. ) Apabila saat pemeliharaan ditemukan kerusakan maka lakukan perbaikan sesuai dgn prosedur perbaikan seperti pada alur proses perbaikan.
7. ) Melakukan update daftar aset perusahaan dengan-cara rutin setiap ada penambahan atau pengurangan aset.

• Perbaikan

1. ) Menerima laporan kerusakan & permintaan perbaikan dr pemohon atau berdasarkan temuan dr petugas pada saat proses pemeliharaan.
2. ) Melakukan crosscheck atau pemeriksaan terhadap laporan kerusakan permintaan perbaikan. Apabila tingkat kerusakan memerlukan penggantian spare part atau rekanan maka hubungi bagian pengadaan untuk melakukan proses pengadaan. Dokumen yg terkait untuk proses pertama & kedua adalah dokumen laporan kerusakan & permintaan perbaikan. Bagian umum menjadi penanggungjawabnya.
3. ) Melakukan proses pengadaan sesuai dgn pedoman pengadaan. Apabila sudah mendapat rekanan yg sesuai maka dikiim ke bagian umum untuk melakukan perbaikan. Bagian pengadaan menjadi penanggung jawab proses ketiga ini. Dokumen terkait pada proses ketiga berupa daftar rekanan.
4. ) Melakukan perbaikan sesuai dgn jenis kerusakan. Dokumen yg terkait dgn proses ini adalah checklis perbaikan & bagian umum menjadi penanggung jawab.
5. ) Mencatat setiap hasil perbaikan yg dilakukan ke dlm log perbaikan.

21. Contoh Standar Operasional Prosedur Penggunaan & Pemeliharaan Software

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MAINTENANCE SOFTWARE AKUNTANSI

1. TUJUAN

Pemeliharaan software akuntansi memiliki tujuan menjaga & merawat software agar dapat bekerja dengan-cara maksimal untuk mendukung kinerja user.

2. RUANG LINGKUP

Memberi pedoman untuk divisi & cabang dlm melakukan usulan pemeliharaan software akuntansi di perusahaan, meliputi semua divisi & cabang perusahaan yg membutuhkan pengembangan sistem aplikasi akuntansi.

3. DEFINISI

Software akuntansi adalah jenis program komputer yg dibuat sesuai dgn bahasa pemrograman & digunakan untuk berbagai kebutuhan yg diperlukan.

4. REFERENSI

ISO & Quality Management System

5. DESKRIPSI

Bagian deskripsi prosedur memuat proses bisnis & alur pelaksanaan SOP maintenance software akuntansi.

22. Contoh Standar Operasional Prosedur Manajemen Risiko Pembukaan Cabang Baru

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PEMETAAN RISIKO KANTOR CABANG

1. TUJUAN

Pada bagian tujuan SOP, umumnya memuat penjelasan tentang tujuan SOP. Sebagai contoh, “untuk memetakan aktual & potensial risiko dlm aktivitas bisnis di kantor cabang perusahaan”.

2. RUANG LINGKUP

Bagian ini menjelaskan mengenai pelaksanaan SOP pemetaan risiko berlaku di seluruh kantor cabang perusahaan.

3. DEFINISI

Definisi menjelaskan tentang istilah-istilah yg digunakan dlm SOP.

4. REFERENSI

Referensi merupakan dokumen yg digunakan sebagai referensi dlm SOP ini.

5. PELAKSANAAN

1. Manajer

Manajer mengkaji risiko berdasarkan:

• Buku berbagai laporan keuangan: laporan laba rugi, neraca, laporan perubahan modal, laporan arus kas.
• Informasi atau isu-isu terupdate yg beredar.
• Laporan dr pihak-pihak terkait.
• Permintaan dr direksi untuk melakukan pemeriksaan.

2. Sekretaris Perusahaan

Jika ditemukan potensi risiko pada kantor cabang perusahaan tertentu, maka ditugaskan staff manajemen risiko untuk melakukan pemetaan risiko ke kantor cabang. Dokumen yg digunakan adalah surat tugas.

3. Staff Manajemen Risiko

Menyiapkan data-data potensi risiko & rencana pemeriksaan, meliputi:

• Kewajaran laporan keuangan
• Termin piutang
• Termin persediaan

23. Contoh Standar Operasional Prosedur Manajemen Gudang

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG

1. TUJUAN

Menjelaskan kegiatan pengiriman barang untuk memastikan barang yg dikeluarkan sesuai dgn surat pesanan & surat pengiriman barang.

2. BAHAN DAN ALAT

• Surat pesanan
• Surat pengiriman barang
• Forklift
• Kendaraan pengangkut barang

3. PENANGGUNG JAWAB

Kepala Gudang

4. PROSEDUR

• Pemeriksaan barang yg akan dikirim:

1. ) Memeriksa barang yg dikirim oleh kepala gudang.
2. ) Memeriksa kesesuaian nama barang, batch number, tanggal kadaluarsa dgn surat pesanan & surat pengiriman barang.
3. ) Ditanda tangai pada gudang apabila kondisi barang sudah sesuai.
4. ) Menyerahkan surat pengiriman barang & barang pada pengirim barang.
5. ) Memeriksa ulang keseuaian barang dgn surat pesanan & surat pengiriman barang oleh pengirim barang.
6. ) Mengemas barang & memasukkan ke dlm armada pengiriman.
7. ) Mencatat pengiriman barang oleh administrasi gudang pada bukuk ekspedisi pengiriman.
8. ) Menyerahkan kembali surat pesanan & surat pengiriman barang lembar kedua & ketida yg telah ditandatangani & distempel penanggungjawab setelah pengiriman barang pada administrasi gudang.
9. ) Memeriksa kesesuaian surat pengiriman barang dgn buku ekspedisi pengiriman.
10. ) Mengarsipkan surat pesanan & surat pengiriman barang lembar ketiga.
11. ) Menyerahkan surat pengiriman barang lembar kedua ke bagian pajak.

• Pengiriman barang melalui jasa angkutan:

1. ) Menghubungi jasa angkutan untuk mengambil barang atau mengantarkan barang ke kantor jasa angkutan.
2. ) Menginformasukan ke petugas keamanan apabila akan ada pengiriman untuk melakukan pengawasan selama pemuatan barang.
3. ) Melakukan serah terima barang pada petugas jasa angkutan, memastikan petugas pengiriman & petugas jasa angkutan menandatangani dokumen pada kolom diserahkan oleh penerima disertai nama petugas, tanggal & cap perusahaan.
4. ) Memastikan petugas jasa angkutan memberikan bukti pengiriman sesuai dgn alamat tujuan & nomor yg tercantum pada surat pengantar.

• Pengeluaran barang agar mengikuti sistem:

1. ) FIFO adalah barang yg lebih dulu diterima agar dahulu dikeluarkan.
2. ) FEFO adalah barang yg masa kadaluarsanya lebih pendek harus lebih dahulu dikeluarkan.
3. ) Pengemasan barang dilakukan sesuai dgn persyaratan yg ditetapkan untuk tiap jenis barang sehingga mutu tetap terjamin selama dlm perjalanan.

24. Contoh Standar Operasional Prosedur Manajemen Risiko

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR LAPORAN MANAJEMEN RISIKO TAHUNAN

1. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk pembuatan laporan 10 risiko utama perusahaan & dibuat berdasarkan periode per semester 2 dr tahun berjalanan.

2. REFERENSI

ISO Quality Management System

3. DOKUMEN TERKAIT

• Memo internal
• Disposisi
• RKAP tahun berjalan
• Data operasional bulan Desember tahun berjalan
• Data finansial bulan Desember tahun berjalan
• Register risiko

4. PROSEDUR PELAKSANAAN

• Unit manajemen risiko menerima data operasional & data keuangan per bulan Desember tahun berjalan dr pemilik risiko.
• Data tersebut disinkronkan dgn risiko register yg telah disusun.
• Merealiasai tahun berjalan dibandingkan dgn rencana tahun berikutnya.
• Proses pembuatan laporan tahunan dimulai dgn penentuan format laporan.
• Konten laporan tahunan sama dgn konten laporan semester.
• Laporan tahunan 10 risiko utama perusahaan diserahkan pada sekretaris perusahaan untuk dibuatkan memo pengantar pada direksi.
• Laporan diterima direksi & selanjutnya direksi akan membuat keputusan tentang 10 risiko utama perusahaan.

25. Contoh Standar Operasional Prosedur Manajemen Distribusi

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MANAJEMEN DISTRIBUSI PRODUK PARTAI BESAR

• Prinsipal menginformasikan mengenai harga produk & jumlah produk yg akan dijual.
• Kantor pusat menginformasikan ke cabang perihal informasi harga produk & jumlah produk.
• Berdasarkan informasi dr langkah sebelumnya kantor cabang membuat penawaran harga pada pembeli.
• Pembeli menerima penawaran harga dr kantor cabang perusahaan, apabila setuju atas penawaran harga tersebut, pembeli membuat surat pesanan pada kantor cabang perusahaan. Bila tak setuju, bisa negosiasi kembali dgn kantor cabang.
• Setelah pembeli setuju & kantor cabang menerima surat pesanan dr pembeli, kantor cabang membuat surat pesanan ke kantor pusat & surat perintah setor pada pembeli.
• Setelah menerima surat perintah setor dr kantor cabang, pembeli melakukan pembayaran sesuai dgn surat perintah setor.
• Memeriksa bukti pembayaran dr pembeli & mengonfirmasi ke kantor pusat.
• Setelah menerima surat pesanan dr cabang, kantor pusat membuat surat pesanan ke prinsipal.
• Berdasarkan surat pesanan dr kantor pusat, prinsipal surat perintah setor.
• Setelah prinsipal memeriksa bukti transfer dr kantor pusat, selanjutya perusahaan prinsipal menerbitkan surat delivery order (DO).
• Kantor pusat menerima & memeriksa copyan delivery order, apakah sudah sesuai dgn surat pesanan kantor pusat.
• Kantor cabang menerbitkan surat kuasa pengambilan delivery order asli pembeli & dilampirkan copy delivery order.
• Pembeli mengambil delivery order asli & dilampirkan surat kuasa asli dr kantor cabang, atas delivery order tersebut selanjutnya pembeli mengambil produk dr prinsipal.

26. Contoh Standar Operasional Prosedur Pembuatan Surat Bisnis

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PEMBUATAN SURAT SURAT BISNIS

1. TUJUAN

Sebagai standarisasi pembuatan & penggunaan surat yg mencerminkan identitas perusahaan serta mendorong tercapainya tujuan perusahaan.

2. RUANG LINGKUP

• Pembuatan surat & memorandum
• Bentuk surat & memorandum
• Jenis & kode surat
• Kewenangan penandatanganan
• Identifikasi kode surat
• Penomoran & inisial pembuatan surat
• Pengarsipan surat
• Alur surat & memorandum

3. DEFINISI

• Surat merupakan sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan, atau pesan pada pihak lain yg terkait kegiatan dgn bentuk tertentu dgn harapan informasi bisa sampai pada pihak yg dituju.
• Memorandum adalah surat tanpa kepala surat yg digunakan di lingkungan internal perusahaan baik di kantor pusat maupun di kantor cabang.
• Surat berkepala surat adalah surat yg menggunakan kertas berlogo dgn identitas perusahaan.
• Surat biasa adalah surat yg isinya bersifat umum & bukan rahasia sehingga dapat diketahui oleh orang lain selain yg dituju, & menggunakan kepala surat.
• Lembar pertama menggunakan kertas berlogo identitas perusahaan, lembar berikutnya menggunakan kertas berlogo tanpa identitas perusahaan.
• Surat rahasia adalah surat yg isinya hanya untuk kalangan terbatas sesuai dgn maksud & tujuannya.

4. REFERENSI

ISO 9001 Quality Management System

5. PROSEDUR PELAKSANAAN

• Surat keluar kantor pusat pada pihak eksternal ditandatangani oleh direksi, kecuali yg didelegasi oleh direksi pada general manager, dgn surat kuasa.
• Surat keluar kantor pusat ke cabang/unit usaha yg berupa kebijakan perusahaan ditandatangani oleh direksi.
• Surat keluar kantor pusat ke cabang/unit usaha yg bersifat rutin ditandatangani oleh general manager terkait sesuai kewenangannya.
• Surat keluar cabang atau unit usaha pada direksi atau pihak eksternal yg terkait operasional cabang atau unit usaha ditandatangani oleh kepala cabang pimpinan tertinggi.
• Apabila kepala cabang/pimpinan tertinggi berhalangan maka surat keluar dapat ditandatangani oleh pejabat yg mendapat pelimpahan tugas dengan-cara tertulis, dgn mengatasnamakan kepala cabang/pimpinan tertinggi.
• Surat keluar cabang/unit usaha pada kantor pusat yg berkaitan dgn kebijakan atau persetujuan disampaikan pada direksi, sedangkan yg bersifat rutin disampaikan pada general manager.
• Surat-surat yg berkaitan dgn ketentuan hukum antara lain: surat perjanjian, surat pernyataan, surat kuasa, surat keputusan, & lain-lain.
• Memorandum hanya dapat dipergunakan dengan-cara internal di lingkungan perusahaan baik kantor pusat maupun kantor cabang/unit usaha.
• Memorandum tak dapat digunakan untuk surat-menyurat antar cabang/unit usaha termasuk kantor pusat ke cabang/unit usaha.
• Memorandum ditandatangani oleh pejabat berwenang, apabila berhalangan dapat ditandatangani oleh pejabat yg mendapat pelimpahan tugas dengan-cara tertulis, dgn mengatasnamakan pejabat yg berwenang.
• Pengaturan stempel surat adalah sebagai berikut:

1. ) Untuk kantor pusat, stempel perusahaan hanya ada & tersimpan di sekretaris direksi & masing-masing general manager.
2. ) Untuk kantor cabang/unit usaha, stempel perusahaan di kantor cabang/unit usaha dikelola oleh & menjadi tanggung jawab kepala cabang/kepala unit usaha.
3. ) Standarisasi stempel dilakukan oleh kantor pusat, sedangkan pengadaannya dapat dilakukan oleh kantor cabang/unit usaha.

• Ketentuan bentuk surat & memorandum:

1. ) Tata letak surat/memorandum adalah dlm bentuk lurus berlekuk.
2. ) Standarisasi jenis huruf adalah Arial ukuran 11.
3. ) Jarak spasi adalah 1 (satu).
4. ) Ukuran kertas yg digunakan adalah A4.
5. ) Ukuran margin untuk surat adalah top 3,5 cm, bottom 2,5 cm, left 2,5 cm, & right 2,5 cm.
6. ) Ukuran margin untuk memorandum adalah top 3 cm, bottom 2,5 cm, left 2,5 cm, & right 2,5 cm.

• Surat biasa bersifat umum & dapat diketahui oleh orang lain selain yg dituju.
• Surat biasa menggunakan kertas kop surat warna putih.
• Surat rahasia bersifat rahasia & hanya beredar di kalangan komisaris, direksi, general manager, manager, & kepala cabang/unit usaha.
• Kata-kata “Kepada Yth” cukup ditulis dgn “kepada” saja.
• Tidak menggunakan kata-kata “dengan hormat”.
• Pada bagian penutup surat tak perlu ditulis “hormat kami” namun diganti dgn penulisan “tempat & tanggal surat”.

27. Contoh SOP Perusahaan – Peluang Usaha

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELUANG USAHA

1. TUJUAN

Mengumpulkan & mencari peluang bisnis baru, misalnya dgn mencari prinsipal baru yg mempunyai produk bagus & terpercaya, sehingga pada akhirnya dapat meningkatkan omset penjualan & laba perusahaan.

2. RUANG LINGKUP

• Direksi
• Divi Marketing
• Calon Prinsipal/Pemilih Bisnis
• Divisi Yuridis
• Divisi Manajemen Risiko
• Divisi Akuntansi & Keuangan

3. DOKUMEN

• Brosur
• Katalog
• Price List
• Quotation
• Data Kompetitor
• Ceklis Analisis Potensi Pasar
• Bussiness Plan

4. DEFINISI

• Prinsipal adalah perusahaan yg memproduksi produk atau jasa yg mempunyai bisnis perjanjian dgn distributor untuk menjual produk atau jasa prinsipal di wilayah yg telah ditentukan.
• Produk adalah barang atau jasa yg dapat diperjualbelikan atau apapun yg bisa ditawarkan ke sebuah pasar & bisa memuaskan sebuah keinginan atau kebutuhan.
• Katalog adalah daftar koleksi produk atau jasa yg ditawarkan dlm bentuk display untuk user.

5. PROSEDUR PELAKSANAAN

• Bagian pengembangan mengumpulkan informasi dr eksibisi. Dokumen yg terkait adalah brosur, katalog, & price list.
• Dewan direksi memberikan referensi peluang bisnis untuk ditindaklanjuti. Dokumen yg terkait adalah quotation.
• Bagian pengembangan & marketing membahas peluang pasar atas informasi peluang bisnis. Dokumen yg terkait adalah price list, data kompetitor, ceklis analisis potensi pasar.
• Bagian pengembangan menyiapkan data atau informasi untuk menyiapkan bussiness plan seperti jumlah kompetitor, market share, harga pesaing, & lain-lain. Dokumen yg terkait adalah price list, data kompetitor, ceklis analisis potensi pasar.
• Dewan direksi akan memberikan tanggapan atas bussiness plan yg disiapkan apakah perlu dilanjutkan atau tidak. Dokumen yg terkait adala bussiness plan.

28. Contoh SOP Perusahaan – Kelayakan Bisnis

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN STUDI KELAYAKAN BISNIS

1. TUJUAN

Prosedur laporan studi kelayakan akan keberlangsungan suatu usaha atau proyek perusahaan dibuat saat perusahaan sudah melaksakanan aksi korporasi yaitu:

• Ekspansi pengembangan usaha/bisnis eksisting
• Pengembangan usaha atau proyek baru
• Menjalankan bisnis dgn mitra baru

2. RUANG LINGKUP

SOP ini berlaku bagi semua pihak yg terlibat dlm proses manajemen risiko terkait dgn rencana & wacana mengenai pengembangan usaha atau bisnis yg akan dijalankan, fokus pada hasil dr studi kelayakan, berbentuk sebagai laporan studi kelayakan bisnis.

3. DOKUMEN

• Memo internal
• Disposisi
• Studi kelayakan
• Registor risiko

4. REFERENSI

ISO 9001 Quality Management System

5. PROSEDUR PELAKSANAAN

• Direksi mengeluarkan disposisi atau memo pada sekretaris perusahaan untuk dibuatkan analisis dr unit manajemen risiko.
• Sekretaris perusahaan memberikan disposisi ke unit manajemen risiko untuk membuatkan analisis kelayakan keberlangsungan usaha atau proyek. Analisis ini meliputi:

1. ) Ekspansi pengembangan usaha atau bisnis eksisting sudah dijalankan
2. ) Pengembangan usaha atau proyek baru sudah bejalan
3. ) Perkembangan usaha dgn mitra bisnis baru.

• Pemilik risiko mengirimkan surat atau memo pada sekretaris perusahaan untuk dibuatkan analisis risiko ekspansi pengembangan usaha atau rencana pengembangan usaha atau proyek baru, mitra baru yg sudah berjalan.
• Unit manajemen risiko menerima memo & disposisi dr sekretaris perusahaan & menerima kelengkapan analisis kelayakan keberlangsungan bisnis yg berasal dr direksi atau pun pemiliki risiko, yaitu:

1. ) Studi kelayakan
2. ) Register risiko
3. ) Arahan manajemen
4. ) Pendapat ahli
5. ) Data operasional & data keuangan

• Unit manajemen risiko melakukan langkah-langkah dlm rangka pembuatan visibility analisys, yaitu:

1. ) Interview & brainstrorming
2. ) Melakukan analisis kasus & penentuan konteks risiko
3. ) Identifikasi risiko
4. ) Analisis & evaluasi risiko
5. ) Mempersiapkan strategi perlakuan risiko (mitigasi risiko)

• Analisis kelayakan keberlangsungan bisnis sudah selesai dibuat & diserahkan pada sekretaris perusahaan. Apabila ada revisi & perubahan maka akan dikembalikan ke unit manajemen risiko. Apabila tak ada revisi atau revisi sudah selesai, maka sekretaris perusahaan akan menandatangani memo sebagai pengantar analisa kelayakan keberlangsungan bisnis. Untuk pemilik risiko bisa langsung menerima hasil analisis berupa analisis kelayakan keberlangsungan bisnis tersebut.
• Sekretaris perusahaan memberikan memo beserta analisis kelayakan keberlangsugnan bisnis pada direksi.
• Direksi & atau pemilik risiko menerima memo & hasil analisis berupa analisis kelayakan keberlangsungan bisnis & selanjutnya akan ditindaklanjuti dgn pengambilan keputusan mengenai strategi mitigasi risiko yg terdapat di dlm visibility analisys tersebut.

29. Contoh SOP Anggaran – Workshop Penyusunan Anggaran

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR WORKSHOP PENYUSUNAN ANGGARAN

1. LATAR BELAKANG

• Manajemen dlm menjalankan kegiatan usaha perlu pedoman yg disusun dengan-cara sistematis dlm bentuk angka & dinyatakan dlm unit moneter.
• Anggaran perusahaan merupakan pendekatan yg formal & sistematis dr pada pelaksanaan tanggung jawab manajemen di dlm perencanaan, koordinasi, & pengawasan seluruh kegiatan perusahaan untuk jangka waktu tertentu di masa yg akan datang.
• Kebijakan manajemen dlm penyusunan anggaran adalah gabungan antara bottom up & partisipasif di mana penyusunan anggaran sepenuhnya disusun dr bawah kemudian didiskusikan bersama untuk menetapkan anggaran yg terbaik.

2. TUJUAN

Mendapatkan kesepakatan mengenai target semua departemen & cabang-cabang perusahaan tahun yg akan datang & tahun berjalan yg optimis & realistis dgn tetap mengacu pada asumsi yg telah ditetapkan.

3. RUANG LINGKUP

• Pembahasan omset
• Pembahasan rencana investasi
• Pembicaraan rencana formasi karyawan
• Penyuntingan data
• Evaluasi
• Pengesahan

4. SATUAN KERJA TERLIBAT

• Bagian anggaran
• Manajer Keuangan
• General Manager Keuangan
• Kantor cabang perusahaan
• General Manager consumer & industrial
• General Manager SDM & Umum
• Manager IT

5. DOKUMEN

• Formulir pembahasan omset, biaya, investasi & formasi karyawan
• Kertas kerja pendapatan & biaya

6. REFERENSI

• ISO 9001
• Quality Management System

7. PROSEDUR PELAKSANAAN

• Kantor cabang melakukan pembahasan omset produk distribusi, marketing, & trading dgn departemen terkait. Dan kesepakatannya ditandai dgn tanda tangan kepala cabang & pimpinan departemen.
• Kantor-kantor cabang perusahaan melakukan pembahasan omset produk consumer & industrial dgn departemen consumer & industrial & kesepakatannya ditandai dgn tandatangan pada kantor cabang & pimpinan departemen consumer & industrial.
• Pembahasan rencana investasi & formasi karyawan antara cabang-cabang perusahaan dgn bagian SDM & Umum yg kesepakatannya ditandatangani kepala kantor cabang perusahaan & pimpinan bagian SDM & Umum pada form pembahasan investasi & formasi karyawan.
• Khusus untuk kesepakatan rencana investasi perangkat IT, kepala cabang melakukan pembicaraan dgn manajer IT.
• Kantor cabang melakukan perbaikan file anggaran berdasarkan kesepakatan pembahasan, kemudian mencetak kertas kerja anggaran yg diperlukan.
• Bagian akuntansi melakukan evaluasi terhadap hasil perbaikan anggaran kantor-kantor cabang perusahaan yg meliputi kewajiban margin, biaya, serta perumbuhan sesuai dgn asumsi yg diterapkan. Persetujuan ditandai dgn paraf General Manager Keuangan.
• Kantor-kantor cabang perusahaan memintakan persetujuan prinsip anggarannya pada direksi yg persetujuannya ditandai dgn paraf direktur operasional pada kertas kerja laba rugi.
• Setelah mendapatkan persetujuan dr direktur operasional, kantor-kantor cabang perusahaan menyerahkan kertas kerja yg sudah diparaf oleh direktur operasional berikut kertas kerja pendukung & soft copy ke bagian anggaran.

30. Contoh SOP Finalisasi Anggaran

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR FINALISASI ANGGARAN

1. LATAR BELAKANG

Manajemen dlm hal menjalankan kegiatan usaha perlu pedoman kerja yg disusun dengan-cara sistematis dlm bentuk angka & dinyatakan dlm unit monitor.

2. TUJUAN

Mendapatkan pengesahan atas anggaran yg disusun sehigga bisa digunakan sebagai alat pihak manajemen untuk mengelola perusahaan.

3. RUANG LINGKUP

• Finalisasi penyusunan anggaran
• Penyusunan anggaran gabungan seluruh departemen & kantor cabang perusahaan
• Penyiapan bahan RUPS anggaran
• Pencetakan, penggandaan, & pendistribusian buku anggaran

4. SATUAN KERJA

• Bagian anggaran
• Manajer keuangan
• General Manager keuangan
• Dewan direksi
• Dewan komisaris
• Pemegang saham

5. DOKUMEN

• Dokumen persetujuan & tanggapan komisaris
• Risalah RUPS RKAP
• Buku RKAP

6. RFERENSI

• ISO 9001
• Quality Management System

7. PROSEDUR PELAKSANAAN

• Bagian anggaran menyusun anggaran gabungan seluruh kantor cabang & kantor pusat yg mencakup laba & rugi.
• Manajer keuangan memeriksa anggaran gabungan jika disetujui diteruskan ke General Manager Keuangan
• General Manager Keuangan memeriksa anggaran gabungan apabila disetujui maka General Manager Keuangan melakukan pembahasan anggaran gabungan dgn dewan direksi.
• Direksi & komisaris melakukan pembahasan anggaran gabungan.
• Bagian anggaran menyiapkan bahan-bahan untuk RUPS anggaran termasuk draft surat persetujuan & tanggapan dr dewan komisaris.
• RUPS anggaran yg persetujuannya disahkan melalui surat risalah RUPS yg ditandatangani pemegang sahan, dewan komisaris, & dewan direksi.
• Bagian anggaran mencetak buku anggaran kantor-kantor cabang perusahaan maupun gabungan, melakukan penggandaan & pendistibusian buku anggaran disertai surat pengantar direktur keuangan.

31. Contoh SOP Dokumentasi File Master Anggaran

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DOKUMENTASI FILE MASTER ANGGARAN

1. LATAR BELAKANG

Manajemen dlm menjalankan kegiatan bisnis perlu pedoman yg disusun dengan-cara sistematis dlm bentuk angka & dinyatakan dlm unit moneter. Anggaran harus bersifat sistematis, artinya anggaran disusun dgn berurutan.

2. TUJUAN

Menyediakan file penyusunan anggaran yg standar untuk seluruh departemen & kantor cabang, sehingga proses penyusuan dapat efisien dgn hasil yg akurat & informatif mencakup seluruh aspek kegiatan perusahaan.

3. RUANG LINGKUP

• Penetapan struktur harga
• Pembuatan master file anggaran menyeluruh, file kertas kerja, & file perhitungan biaya
• Memasukkan data realisasi
• Distribusi seluruh file bahan penyusunan anggaran

4. SATUAN KERJA TERLIBAT

• Bagian operasional
• Bagian anggaran
• Bagian IT
• Manajer Keuangan
• General Manager Keuangan

5. DOKUMEN

• Internal memo
• Surat asumsi & jadwal penyusunan anggaran dr direksi keuangan

6. REFERENSI

• ISO 9001
• Quality Management System

7. PROSEDUR PELAKSANAAN

• Berdasar jadwal & asumsi yg telah ditetapkan, General Manager Keuangan menyampaikan memo internal ke bagian operasional untuk menyusun struktur produk yg akan dianggarkan berikut struktur harganya.
• Bagian operasional menyusun struktur harga & struktur produk yg akan dijual, membantu bersama bagian anggaran & menetapkannya.
• Bagian anggaran membuat file master penyusunan anggaran penjualan & laba rugi semua kantor cabang & kantor pusat berdasarkan struktur harga & produk yg ditetapkan.
• Bagian anggaran membuat file kertas kerja biaya, investasi, & karyawan serta file perhitungan biaya berdasarkan asumsi yg telah ditetapkan.
• Bagian IT menyusun realisasi penjualan tahun berjalan sesuai format & struktur produk yg ditetapkan.
• Bagian anggaran yg mengupload data penjualan & biaya tahun sebelumnya & tahun berjalan serta anggaran tahun sebelumnya ke dlm File Master Anggaran.
• Manajer Keuangan memeriksa & memberikan persetujuan atas File Master penyusunan anggaran tersebut.
• General Manager Keuangan memeriksa & memberikan persetujuan atas File Master penyusunan anggaran tersebut.
• Bagian anggaran mendistribusikan File Master Anggaran & file pendukung ke semua kantor cabang perusahaan & semua departemen di kantor pusat.

32. Contoh SOP Pasca Workshop Penyusunan Anggaran

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PASCA WORKSHOP PENYUSUNAN ANGGARAN

1. LATAR BELAKANG

• Manajemen dlm menjalankan kegiatan usaha perlu pedoman yg disusun dengan-cara sistematis dlm bentuk angka & dinyatakan dlm unit moneter.
• Anggaran perusahaan merupakan pendekatan yg formal & sistematis dr pada pelaksanaan tanggung jawab manajemen di dlm perencanaan, koordinasi, & pengawasan seluruh kegiatan perusahaan untuk jangka waktu tertentu di masa yg akan datang.
• Kebijakan manajemen dlm penyusunan anggaran adalah gabungan antara bottom up & partisipatif di masa penyusunan anggaran sepenuhnya disusun dr bawah kemudian didiskusikan bersama untuk menetapkan anggaran yg terbaik.

2. TUJUAN

Memastikan bahwa anggaran yg disusun sudah disepakati & sesuai dgn ketentuan serta asumsi yg ditetapkan.

3. RUANG LINGKUP

• Evaluasi hasil workshop
• Penyusunan anggaran bulanan
• Persetujuan kepala cabang
• Evaluasi kewajaran breakdown

4. SATUAN KERJA TERKAIT

• Bagian anggaran
• Kantor-kantor cabang perusahaan
• Pembukuan kantor pusat

5. DOKUMEN

• Formulir pembahasan omset, biaya, investasi, & formasi karyawan
• Kertas kerja pendapatan & biaya

6. REFERENSI

• ISO 9001
• Quality Management System

7. PROSEDUR PELAKSANAAN

• Bagian anggaran melainkan evaluasi hasil workshop seluruh cabang meliputi hasil pembahasan, cetakan kertas kerja yg sudah ditandatangani direksi serta anggaran penjualan, karyawan, investasi, & perhitungan biaya.
• Bagian anggaran menyusun master anggaran bulanan kantor cabang & kantor pusat & mengirimakn ke seluruh kantor cabang & pembukuan kantor pusat.
• Bagian kantor-kantor cabang perusahaan & bagian akuntansi kantor pusat melakukan breakdown anggaran bulanan.
• Bagian anggaran mengevaluasi kewajaran angka breakdown kantor-kantor cabang perusahaan & kantor pusat untuk finalisasi.

33. Contoh SOP Rumah Sakit – Bagian Keuangan

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELOLAAN KEUANGAN RUMAH SAKIT

1. LATAR BELAKANG

• Memberikan pedoman, tahapan proses, & prosedur aktivitas akuntansi
• Pengelolaan pembuatan anggaran, pencatatan, & penyusunan laporan keuangan berjalan dgn baik & seusai standar akuntansi keuangan yg berlaku.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dimulai sejak proses penyusunan anggaran oleh bagian akuntansi samapi penyusunan laporan keuangan.

3. DEFINISI

Akuntansi rumah sakit adalah akuntansi yg digunakan untuk mendukung kegiatan rumah sakit melalui pengelolaan sistem informasi akuntansi yg dapat menyediakan informasi yg valid

4. KEBIJAKAN AKUNTANSI RUMAH SAKIT

• Penyajian laporan keuangan
• Periode akuntansi
• Pengakuan pendapatan & beban

5. PROSEDUR

• Perencanaan
• Penyusunan anggaran
• Penerimaan kas
• Pengeluaran kas
• Prosedur pengeluaran kas kecil

6. PENYUSUNAN LAPORAN

Menyusun laporan keuangan yg terdiri dari:

• Laporan laba rugi
• Neraca
• Laporan perubahan modal
• Laporan arus kas

34. Standar Operasional Prosedur Penanganan Bencana

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENANGANAN BENCANA

1. TUJUAN

• Memberikan pemahaman dengan-cara utuh & komprehensif pada karyawan.
• Memberikan pengetahuan & keterampilan dlm menanggapi informasi tentang potensi bencana & langkah-langkah serta keterampilan dlm merespon informasi potensi sebelum, selama, & setelah bencana datang.
• Mendorong optimalisasi & mobilisasi sumber daya perusahaan dlm mengantisipasi & tindakan cepat tanggap dlm penanganan bencana.
• Menggali & meningkatkan kemampuan karyawan dlm mempersiapkan diri terhadap bencana yg mengancam

2. SASARAN

• Perluasan pemahaman umum & skill dasar dlm penyelamatan & evakuasi penyelamatan.
• Pengembangan keterampilan dasar & pemahaman spesifik dlm prinsip-prinsip penanganan bencana oleh karyawan.

3. DEFINISI

• Bencana adalah peristiwa atau rangkaian peristiwa yg mengancam & mengganggu kehidupan & penghidupan masyarakat yg disebabkan baik oleh faktor alam dan/atau faktor non alam maupun manusia, kerusakan lingkungan, kerugian harta benda & dampak psikologis.
• Bencana alam adalah bencana yg diakibatkan oleh peristiwa atau serangkaian peristiwa yg disebabkan antara lain: gunung meletus, gempa bumi, banjir, tsunami, angin topan, kekeringan, & pula tanah longsor.
• Bencana non alam adalah bencana yg disebabkan oleh peristiwa atau rangkaian peristiwa non alam, seperti wabah penyakit, epidemik, & kegagalan teknologi.
• Bencana sosial adalah bencana yg diakibatkan oleh peristiwa atau serangkaian peristiwa yg diakibatkan oleh manusia yg meliputi konflik sosial antar kelompok atau antar komunitas masyarakat, & pula terorisme.

4. LANGKAH MITIGASI BENCANA

• Melakukan pemetaan daerah rawan genangan tertinggi jika terjadi banjir
• Membuat jalur evakuasi
• Menentukan tempat yg aman untuk penampungan produk sementara
• Melakukan pertemuan rutin atau mendatangkan ahli untuk mendapatkan informasi tentang penanganan bencana
• Memahami gejala-gejala alam yg tak biasa terjadi
• Melakukan latihan evakuasi dengan-cara reguler, baik terjadwal maupun tak terjadwal
• Membuat kode tertentu yg dikenali karyawan guna menandakan evakuasi
• Membuat peta evakuasi & mengedarkan pada karyawan

5. PROSEDUR SAAT BENCANA

• Membunyikan tanda bahaya
• Tidak panik
• Apabila terjadi gempa:

1. Segera menuju tempat terbuka jauh dr bangunan tinggi, dinding, tebing terjal, cabang listrik & tiang listrik
2. Jauh dr kaca jendela
3. Apabila tak sempat keluar ruangan, berlindung di bawah meja yg kokoh, menjauhi rak buku, lemari, & jendela kaca
4. Melindungi kepala dgn benda yg lunak

35. Contoh Standar Operasional Penerimaan Mahasiswa Baru

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU

1. TUJUAN

Menjelaskan proses pendaftaran mahasiswa baru, proses seleksi sampai proses daftar ulang mahasiswa yg telah ditetapkan sebagai mahasiswa baru.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini meliputi kegiatan pemberian pengumuman tentang penerimaan mahasiswa baru, proses pendaftaran mahasiswa, tes masuk, pengumuman hasil tes & pendaftaran ulang mahasiswa yg diterima. Kemudian dilanjutkan kegiatan matrikulasi guna review mata kuliah sebelum proses KBM dilangsungkan.

3. REFERENSI

• Buku Panduan Akademik

4. SARANA

• Pendaftaran via online & mencetak formulir pendaftaran
• Komputer
• Ujian masuk
• Kegiatan matrikulasi

5. PROSEDUR PENERIMAAN

• Pengumuman tentang adanya penerimaan mahasiswa baru
• Proses pendaftaran mahasiswa baru dengan-cara online & offline
• Setelah pengisian berkas dengan-cara online/offline, calon mahasiswa mencetak berkas & menyerahkan ke Bagian Administrasi Umum
• Petugas penerimaan melakukan input data di komputer & mencetak tanda terima penyerahan berkas, bukti pembayaran & pula nomor ujian calon mahasiswa berikut jadwal seleksinya
• Mahasiswa yg dinyatakan lulus/tidak lulus akan diumumkan sesuai jadwal
• Mahasiswa yg dinyatakan lulus ujian masuk, wajib melakukan pendaftaran ulang dgn melengkapi persyaratan yg telah ditentukan

36. Contoh SOP Sederhana Penggunaan Alat

JUDUL   : PROSEDUR PENGGUNAAN ALAT PEMADAM API RINGAN

• Menarik pin yg terdapat pada tabung pemadam
• Mengarahkan selang tabung atau nozzle pada sumber api
• Menekan tuas tabung pemadam
• Menyemprotkan alat pemadam api ringan tersebut pada sumber api dgn cara disisir atau disapu dr kiri ke kanan atau sebaliknya

37. Contoh SOP Sederhana Pegawai / Karyawan

JUDUL   : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KARYAWAN SWALAYAN

• Seluruh karyawan pagi wajib hadir pukul 07.45 WIB, sedangkan karyawan sore wajib hadir pukul 14.45 WIB
• Karyawan harus melakukan apel pagi & melakukan kebersihan untuk menjaga kebersihan & kenyamanan swalayan
• Pada pukul 08.00 WIB seluruh karyawan pagi wajib melaksanakan tugas sesuai kewenangan masing-masing
• Pada pulul 12.00 WIB karyawan diperbolehkan istirahat & beribadah dengan-cara bergantian. Tempat istirahat & ibadah telah disediakan oleh pihak swalayan, harap digunakan dgn tetap menjaga kebersian & kerapihan
• Pada pukul 15.00 WIB terdapat pergantian shift pagi & shift sore
• Jam kerja karyawan pagi pukul 08.00 WIB hingga 15.00 WIB. Sedangkan shift sore pukul 15.00 WIB – 21.00 WIB
• Setiap waktu sholat bagi karyawan yg beragama Islam diperbolehkan melaksanakan ibadah di tempat yg telah disediakan
• Karyawan berhak pulang sesuai dgn jam yg telah ditentukan
• Karyawan berhak mendapatkan bonus tambahan jika kinerjanya mencapai hasil yg optimal menurut supervisor