Kuitansi

Di era seperti saat ini, kuitansi tak hanya digunakan di toko-toko besar saja, namun sudah merambah ke toko-toko kecil juga. Kuitansi merupakan sebuah tanda bukti bahwa telah terjadi transaksi jual beli.  Dalam pembuatan kuitansi, biasanya akan disertai dgn materai 3000 atau 6000.

Penggunaan materai bertujuan untuk memperkuat kuitansi sesuai dgn undang-undang perpajakan yg diberlakukan & keperluan transaksi. Untuk mengenal lebih jauh mengenai kuitansi, berikut ini penjelasan selengkapnya:

Fungsi Kuitansi

Kuitansi memiliki fungsi sebagai tanda bukti bahwa telah terjadi sebuah transaksi pembayaran atau penyerahan sejumlah uang. Kuitansi pula bisa berfungsi sebagai nota tagihan dimana orang tersebut harus menyerahkan sejumlah uang yg harus dibayarkan.

Ketika orang tersebut sudah membayar sejumlah uang yg ditagihkan, nantinya kuitansi tersebut akan diserahkan pada orang tersebut sebagai tanda bukti bahwa ia telah membayar tagihan tersebut.

Kuitansi ini dapat digunakan untuk berbagai transaksi pembayaran seperti pembayaran sewa rumah, pembayaran utang, & berbagai transaksi lainnya. Berikut ini beberapa fungsi dr kuitansi:

• Pembeli dapat menandatangani bukti bahwa ia telah menyerahkan sejumlah uang pada penjual, sehingga tatkala ada sesuatu yg kurang atau rusak/cacat, pembeli dapat mengajukan klaim ganti rugi karena transaksi yg dilakukan merupakan transaksi sah.
• Sebagai tanda bukti transaksi pembayaran bagi penjual bahwa ia sudah menerima sejumlah uang dr pembeli.
• Sebagai bukti tertulis yg bisa disajikan di persidangan apabila ada masalah atau gugatan.

Ciri-Ciri Kuitansi

Sebagai tanda bukti pembayaran yg sah, kuitansi memiliki beberapa ciri atau karakteristik yg membedakannya dr surat-surat lainnya. Ciri kuitansi antara lain sebagai berikut:

• Terdapat 2 bagian, yaitu bagian kiri sebagai sub kuitansi yg dijadikan sebagai bukti bagi penerima uang & bagian kanan untuk diberikan pada seseorang yg melakukan pembayaran.
• Dibuat dengan-cara rangkap di mana bagian atas (asli) nantinya akan diberikan pada orang yg membayar, sedangkan bagian bawah dijadikan sebagai arsip bagi penerima uang.
• Memuat berbagai informasi penting seperti nama lengkap orang yg melakukan pembayaran atau menyerahkan sejumlah uang, jumlah uang yg dibayarkan, tempat & tanggal terjadinya transaksi, & nama lengkap, serta tanda tangan penerima uang.

Dalam kehidupan sehari-hari, pengertian antara kuitansi, nota, & faktur sering disamaratakan. Dilihat berdasarkan fungsinya, ketiganya memang memiliki kesamaan yaitu sebagai bukti transaksi yg sah. Perbedaan dr ketiganya terletak pada format & penggunaannya.

Nota merupakan bukti pembelian barang dengan-cara tunai yg biasanya dibuat ganda/rangkap yaitu satu lembar untuk pembeli & satu lembar untuk penjual. Sementara itu, pengertian faktur adalah dokumen komersial yg menjelaskan transaksi antara penjual & pembeli, baik tunai atau kredit.

Sebagai contoh misalnya dlm transaksi pembelian dengan-cara kredit, maka invoice akan menentukan syarat perjanjian transaksi & berisi informasi mengenai metode pembayaran yg tersedia. Untuk memudahkan dlm memahami ciri-cirinya, berikut ini perbedaan antara kuitansi dgn invoice:

Perbedaan
Kuitansi	Invoice
Dokumen/surat sebagai bukti pelunasan pembayaran barang atau jasa.	Dokumen/surat tagihan yg diberikan penjual pada pembeli.
Berisi tentang tujuan pembayaran, besaran nominal uang yg dibayarkan, & informasi data diri pihak pemberi & penerima uang.	Berisi rincian pembayaran dengan-cara detail beserta tenggat waktunya.

Cara Mengisi Kuitansi

Sebagai bukti pembayaran yg sah, penulisan atau pengisian kuitansi harus dilakukan dgn benar & sesuai dgn format yg tepat. Berikut ini cara menulis kwitansi yg benar & sesuai:

1. Siapkan Blangko Kuitansi yg Dilengkapi Lembar Berkarbon

Ketika akan membuat kuitansi dengan-cara manual, maka langkah pertama yg harus dilakukan adalah menyiapkan blangko kuitansi berkarbon sebagai tembusan. Lembar berkarbon pada blangko kuitansi ini bertujuan untuk memudahkan dlm penulisan kuitansi.

Dengan begitu, pengisian kuitansi cukup dilakukan sekali saja & langsung tertulis sebanyak 2 lembar. Satu lembar asli untuk diberikan pada orang yg membayar, sedangkan satu lembarnya lagi yg berupa salinan disimpan oleh penerima uang sebagai arsip bukti penjualan & penerimaan uang.

2. Tulislah Menggunakan Bolpoin Tinta Hitam

Cara mengisi kwitansi yg benar yaitu dgn menggunakan bolpoin tinta hitam. Penggunaan tinta hitam ini bertujuan untuk memastikan keaslian kuitansi tersebut. Hindari penulisan kuitansi menggunakan pensil atau bolpoin dgn tinta warna terang.

Hal ini perlu diperhatikan agar tinta tak mudah luntur atau pudar, karena fungsi kuitansi sebagai bukti pembukuan jangka panjang. Penulisan kuitansi pula harus dilakukan dgn menggunakan tulisan atau huruf yg cukup besar & jelas agar memudahkan untuk dibaca.

Apabila menggunakan blangko kuitansi dgn lembar berkarbon, pastikan untuk menekannya bolpoin saat menulis agar tulisan bisa tembus & tersalin ke lembar kertas kuitansi di bawahnya.

3. Gunakan Blangko Kuitansi yg Sudah Tercantum Nama Perusahaan atau Bubuhkan Stempel Perusahaan

Contoh penulisan kwitansi yg benar & sah dengan-cara hukum harus disertai dgn nama perusahaan atau stempel perusahaan, baik di bagian atas atau bagian bawah blangko kuitansi sesuai dgn aturan hukum yg berlaku.

Dengan adanya nama perusahaan atau stempel perusahaan, maka dapat menjadi bukti bagi pembeli bahwa produk yg diperjualbelikan benar-benar berasal dr bisnis atau perusahaan tersebut dengan-cara legal. Nantinya, blangko kuitansi ini bisa dijadikan sebagai referensi apabila diperlukan.

4. Tulis Semua Informasi yg Dibutuhkan Secara Lengkap

Ketika membuat kuitansi, baik dengan-cara manual maupun menggunakan formulir yg diunduh dr program komputer, ada beberapa hal yg perlu diperhatikan misalnya penulisan data penjual & pembeli dengan-cara detail.

Sebagai tanda bukti transaksi pembayaran yg sah, nama penjual & pembeli harus ditulis lengkap. Tulis pula tempat & tanggal transaksi, data produk yg diperjualbelikan, nominal uang yg dibayarkan, & cara pembayarannya. Bubuhkan pula tanda tangan penjual & pembeli agar sahih.

5. Tulis Informasi yg Dibutuhkan Secara Lengkap

Saat menulis kuitansi pembayaran sewa, maka tulislah informasi yg dibutuhkan dengan-cara lengkap. Apakah penyewa melakukan pembayaran dengan-cara tunai atau menggunakan cek untuk mencatat uang yg dikeluarkan, & seterusnya.

Kuitansi yg diperlukan oleh pemberi sewa ini dapat dijadikan sebagai bukti bahwa biaya sewa sudah diterima. Pemberian kuitansi pada penyewa ini bersifat wajib sesuai dgn aturan hukum yg berlaku.

Ada beberapa informasi yg harus dituliskan dlm kuitansi pembayaran sewa antara lain jumlah atau nominal uang sewa yg harus dibayarkan, tanggal transaksi pembayaran, nama lengkap penyewa & pemberi sewa, serta alamat lengkap properti yg disewakan.

Selain itu, harus dicantumkan pula periode sewa yg dibayarkan, cara pembayaran sewa apakah dilakukan dengan-cara tunai atau cek, & harus dibubuhkan tanda tangan penyewa & pemberi sewa.

Hal tersebut dilakukan agar kuitansi tersebut terbukti sah & kedua pihak sudah bersepakat dgn transaksi tersebut.

6. Gunakan Format Blangko Kuitansi yg Bisa Didownload Melalui Internet

Selain menggunakan blangko kuitansi manual, penulisan kuitansi bisa dilakukan dgn mendownload format blangko kuitansi dengan-cara online melalui internet. Unduh format blangko kuitansi sesuai kebutuhan, kemudian cetak & bubuhkan stempel perusahaan atau instansi.

Selain cara-cara di atas, ada beberapa hal yg harus diperhatikan saat menulis kuitansi. Berikut ini beberapa poin penting cara mengisi kwitansi yg benar:

• Jangan pernah menandatangani blangko kuitansi kosong untuk menghindari penyalahgunaan blangko.
• Tulis informasi selengkap & sedetail mungkin, karena kuitansi bisa dijadikan sebagai dokumen arsip untuk membuktikan adanya transaksi jual beli.
• Tulis nama tempat & tanggal terjadi transaksi dengan-cara berdekatan dgn tanda tangan penerima uang.
• Berikan sebuah tanda akhir tulisan agar kuitansi tersebut tak bisa ditambahkan kata-kata lagi atau diubah, untuk menghindari kecurangan oknum yg berpotensi merugikan salah satu pihak.
• Penulisan jumlah uang atau besarnya nominal harus ditulis menggunakan angka & huruf.
• Bubuhkan tanda tangan & materai agar kuitansi tersebut dianggap sah dengan-cara hukum.

Sebagai bukti pembayaran yg sah, kuitansi harus disimpan dgn baik. Apabila di kemudian hari terjadi pelanggaran atau permasalahan antara kedua belah pihak yg melakukan transaksi, maka kuitansi tersebut bisa menjadi bukti di pengadilan.