Pengendalian Internal

Kehidupan manusia pula dipenuhi dgn sistem & proses pengendalian dengan-cara internal dlm bertindak. Hal tersebut nyatanya mampu membatasi terjadi perilaku yg terlalu ekstrim tatkala menghadapi situasi tertentu.

Begitu pula perusahaan yg menerapkan pengendalian intern dlm penggunaan & penerapan dlm sistem akuntansi. Pengendalian yg diterapkan mampu memberikan pengarahan terhadap perilaku pelanggan & karyawan.

Pengertian Pengendalian Internal

Pengendalian internal merupakan prosedur, metode, atau sistem yg disusun & dirancang sedemikian rupa oleh perusahaan dlm rangka meningkatkan efisiensi, menjaga ketelitian data setiap akun, penegakkan disiplin, pengamanan harta, sekaligus internal control terhadap karyawan.

Teori organisasi & akuntansi sendiri menyatakan bahwa pengendalian internal adalah sebuah proses yg mempengaruhi kinerja Sumber Daya Manusia, sekaligus teknologi informasi dlm membantu perusahaan mencapai tujuan tertentu.

Terjadi pengawasan, pengarahan, serta pengukuran sumber daya sebuah organisasi di dlm lingkup pengendalian internal.

Apabila dilaksanakan dengan-cara efektif, perusahaan mampu mengarahkan segala kegiatan operasional serta mencegah terjadinya penyalahgunaan atau kecurangan yg melewati batas. Kecurangan biasanya dapat berupa fraud atau penipuan.

Di samping itu, pengendalian internal yg efektif mampu melindungi aspek fisik layaknya mesin & properti serta yg tak berwujud berupa merek dagang, sebagai sumber daya penting dr perusahaan.

Pengendalian internal umumnya sudah mencakup metode, langkah-langkah, serta struktur yg terorganisir dengan-cara optimal, demi mempertahankan kesejahteraan perusahaan maupun organisasi.

1. Standar Profesional Akuntan Publik

Menurut Standar Profesional Akuntan Publik yg diterbitkan melalui Ikatan Akuntan Indonesia, pengendalian internal merupakan sebuah proses yg dijalankan langsung oleh dewan komisaris, manajemen, serta personil lainnya.

Didesain dengan-cara khusus untuk memberikan keyakinan memadai seputar pencapaian tiga penggolongan tujuan berikut ini:

• Keandalan pelaporan keuangan
• Efisiensi & efektivitas operasional
• Kesesuaiannya dgn peraturan serta undang-undang yg berlaku

2. American Institute of Certified Public Accountant (AICPA)

Sedangkan, menurut American Institute of Certified Public Accountant (AICPA), pengendalian internal merupakan sebuah sistem yg meliputi struktur organisasi, segala cara, & tindakan di dlm suatu perusahaan yg saling berkoordinasi.

Tujuan dr koordinasi tersebut adalah menjaga keamanan harta perusahaan, menaikkan efisiensi operasional, memeriksa kebenaran & ketelitian data informasi akuntansi, sekaligus menjaga kebijaksanaan manajemen yg sudah disusun penetapannya.

3. The Committee of Sponsoring Organization (COSO) of The Treadway Commission

Definisi lain dr pengendalian internal pula disampaikan oleh The Committee of Sponsoring Organization (COSO) of The Tradeway Commission sebagai sebuah proses yg bisa dipengaruhi oleh manajemen serta karyawan untuk menyediakan kepastian prestasi dengan-cara lebih layak.

Prestasi yg telah diperoleh dengan-cara objektif diterapkan dlm laporan keuangan yg mudah dipercaya, efisien, serta efektif dlm menerapkan kegiatan operasional perusahaan. Hukum & peraturan yg berlaku harus mampu dipatuhi oleh seluruh pihak.

Tujuan Pengendalian Internal

Pengendalian internal tak sekadar mengendalikan bagian dlm dr perusahaan saja, melainkan memberikan banyak tujuan penting dlm hubungan & dampak dgn lingkungan eksternal. Namun, ada dua tujuan utama yg merangkum keberadaan & penerapan pengendalian internal, yaitu:

• Pengendalian intern administrasi yg merangkum segenap struktur perusahaan, berbagai pengukuran, serta metode yg dikoordinasikan & diutamakan menjadi penunjang kepatuhan dr kebijaksanaan manajemen.
• Pengendalian intern akuntansi merupakan struktur perusahaan, metode, serta pengukuran yg dikoordinasikan dlm fungsinya sebagai penjaga kekayaan, sekaligus menindak pengecekan terhadap kemampuan andal dr data akuntansi.

Apabila dilihat dengan-cara umum, pengendalian internal pada perusahaan pula memiliki tujuan akhir yg semakin luas & biasanya terdiri dari:

• Mencapai & meraih perencanaan tujuan yg sudah ditetapkan sebelumnya oleh perusahaan.
• Mampu memberikan hasil laporan keuangan yg terpercaya.
• Memberikan kepastian bahwa segala aktivitas yg berjalan di bawah naungan perusahaan sudah memenuhi berlakunya ketentuan hukum & peraturan.
• Mempertahankan stabilitas keuangan perusahaan.
• Menghindari terjadinya pemborosan maupun kerugian dlm pengelolaan sumber daya perusahaan.
• Menciptakan efektivitas & efisiensi dr kegiatan operasional organisasi atau perusahaan.
• Memastikan bahwa setiap peraturan atau kebijakan yg dibuat oleh manajemen perusahaan dipatuhi dgn baik.
• Melindungi segenap aset yg ada dlm rangka membantu memenuhi keperluan bisnis.
• Mencegah terjadinya pencurian, penipuan, penyalahgunaan, maupun kecurangan terhadap aset-aset berharga perusahaan.

Konsep Dasar Pengendalian Internal

Beberapa konsep dasar mengenai pengendalian internal dikemukakan oleh Mulyadi (2010:180) & terdiri dari:

1. Pengendalian Internal Merupakan Sebuah Proses

Hal ini beranggapan bahwa pengendalian internal sebagai sebuah proses dlm menggapai tujuan tertentu. Perlu digaris bawahi bahwa pengendalian tersebut bukanlah tujuan, melainkan tindakan yg sifatnya pervasif & tak bisa dipisahkan dr infrastruktur keberadaan entitas.

2. Harus Dijalankan oleh Manusia

Pengendalian intern adalah sesuatu yg tak hanya mencakup pedoman kebijakan maupun formulir tertentu, tetapi dijalankan dengan-cara langsung oleh orang-orang yg ada di dlm perusahaan maupun jenjang organisasi. Peranan ini termasuk dewan komisaris, bagian manajemen, & sebagainya.

3. Perlu Memberikan Keyakinan yg Memadai

Keyakinan yg memadai & bukan mutlak diharapkan mampu memberikan pengaruh serta dampak positifnya, bagi segenap dewan komisaris & manajemen perusahaan. Keyakinan yg mutlak tak bisa diberikan, apabila ada keterbatasan dlm setiap sistem & pengorbanan dlm mencapai tujuan.

4. Memiliki Tujuan Utama Berupa Pelaporan Keuangan, Operasi, serta Kepatuhan

Adanya konsep pengendalian internal mampu berguna sebagai acuan untuk manajemen tatkala melaksanakan & menggerakkan perusahaan. Manajemen mampu mempersiapkan diri sebaik-baiknya dlm proses, tujuan, personil, sekaligus hambatan yg harus mampu dilalui dengan-cara optimal.

5. Metode Pengolahan Data

Umumnya, konsep pengendalian internal pula berlaku sama dgn sistem atau manual komputerisasi (EDP). Masih ada perbedaan yg cukup besar antara sistem manual yg cenderung sederhana, untuk perusahaan kecil & sistem EDP yg tergolong rumit bagi perusahaan yg bertaraf internasional.

6. Adanya Keterbatasan yg Melekat

Perlu diingat bahwa tatkala sistem sudah dirancang sampai ke titik ideal, keberhasilannya tetap dipengaruhi oleh kemampuan andal serta kompetensi dr para pelakunya. Sistem pengendalian intern tak semata-mata mampu melacak kesalahan material. Diperlukan sumber daya yg kompeten & kredibel.

Komponen Pengendalian Internal

Menurut Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) mengungkapkan lima komponen pengendalian intern, yaitu:

1. Lingkungan Pengendalian

Menjadi dasar dr seluruh komponen pengendalian internal supaya setiap komponen usaha & organisasi lebih terstruktur sekaligus disiplin. Umumnya mencakup sikap manajemen & karyawan serta suasana organisasi terhadap esensi pengendalian di dlm perusahaan.

Komponen yg satu ini bisa terwujud apabila ada cara pengoperasian, fungsi komite audit, pembagian tanggung jawab & wewenang yg perlu dilaksanakan, serta metode terbaik dlm memonitor rencana pekerjaan.

2. Penilaian Risiko

Mengidentifikasi analisis serta pengelolaan risiko sebuah perusahaan dlm menemukan langkah-langkah paling tepat dlm meminimalisir kemunculannya. Identifikasi masalah ini harus bisa dilakukan dengan-cara optimal dlm mencegah terjadinya hal-hal tak diinginkan.

3. Prosedur Pengendalian Internal Melalui Sistem Akuntansi

Merupakan prosedur atau kebijakan yg disusun dlm memastikan bahwa tujuan perusahaan bisa tercapai, sekaligus menghindari kecurangan dr pihak-pihak yg bertindak tak benar.

Komponen pengendalian ini perlu dioperasikan dlm memastikan otorisasi transaksi, keberadaan pembagian tugas, pemeliharaan terhadap data & dokumen, perlindungan aset perusahaan, penilaian record, serta pengecekan kinerja masing-masing pelaku organisasi.

4. Pengawasan

Sebuah proses dlm menilai kualitas performa & kinerja dr pengendalian internal sebuah perusahaan atau organisasi. Hal tersebut pula digiatkan dlm rangka menemukan kelemahan, kekurangan, sekaligus meningkatkan efisiensinya tatkala diterapkan oleh segenap pihak yg bekerja bagi perusahaan.

5. Informasi & Komunikasi

Manajemen biasanya membutuhkan informasi dlm melakukan penilaian standar eksternal. Untuk itu, informasi harus bisa diambil dr pihak luar perusahaan.

Selain informasi, komunikasi pula turut merangkum adanya sebuah pemahaman lebih jelas seputar tanggung jawab & peranan individu yg masih berkaitan dgn pengendalian internal terhadap laporan keuangan.

Keterbatasan Pengendalian Internal Suatu Entitas

Telah disebutkan bahwa keberhasilan pengendalian tak semata-mata hanya karena sistem yg sudah tersusun rapi & sedemikian rupa. Perlu ada intervensi yg positif dr setiap pihak perusahaan dlm mensukseskan tujuan yg ingin dicapai lewat pengendalian internal.

Berikut beberapa alasan pendukung kenapa masih ada keterbatasan yg perlu diperhitungkan dlm pengendalian internal sebuah entitas:

1. Kesalahan dlm Pertimbangan

Perlu diketahui bahwa masih ada kenyataan, jika pengambilan langkah atau keputusan seseorang bisa jadi kurang tepat & pengendalian bisa gagal akibat ketidaksengajaan yg telah dilakukan. Kesalahan & kekeliruan kecil menjadi sesuatu yg tak bisa dipungkiri.

2. Kolusi

Di samping itu, pengendalian yg tak efektif terjadi akibat kolusi di antara dua orang atau lebih & manajemen yg malah mengesampingkan kebutuhan internal.

Contoh dr tindakan kolusi adalah karyawan yg melakukan kecurangan bersama sesama pegawai maupun usaha menutupi kesalahan yg seharusnya bisa dideteksi oleh pengendalian intern.

3. Kemacetan

Pelaksanaan pengendalian bisa mengalami kemacetan jika personil melakukan kecerobohan, merasa kebingungan, salah menangkap instruksi, sekaligus kelelahan yg melanda.

Perubahan yg terjadi dlm struktur personil dengan-cara sementara maupun permanen, nyatanya pula memberikan dampak besar & signifikan bagi kemacetan selama beberapa waktu.

4. Penolakan Manajemen

Umumnya, manajemen pula bertindak tak mengindahkan kebijakan & ketetapan tertulis dlm memenuhi tujuan yg tak sah. Contohnya adalah tindakan manipulasi kondisi keuangan entitas supaya terlihat lebih sempurna.

Hal ini biasa disebut dgn praktek penolakan karena telah sengaja menyusun penyajian yg salah pada auditor. Selain itu, bisa jadi manajemen menerbitkan data & dokumen palsu dlm menunjang pencatatan transaksi jual beli yg sebenarnya fiktif.

5. Hubungan antara Biaya & Manfaat

Biaya yg dibutuhkan untuk pengendalian internal bagi sebuah entitas tak boleh melampaui manfaat yg diharapkan dr keberadaan pengendalian. Tidak mungkin dilakukan pengukuran pengukuran dengan-cara tepat sasaran pada biaya & manfaat tersebut.

Manajemen harus mampu membuat estimasi kuantitatif & kualitatif untuk melakukan evaluasi hubungan antara biaya maupun manfaat dlm keberhasilan pengendalian internal.

Contoh Penerapan Pengendalian Internal

Pengendalian internal banyak diterapkan dlm bentuk bisnis & usaha apa pun. Berikut beberapa contoh pengendalian yg biasa ditemui oleh masyarakat:

1. Toko yg Bukan 24 Jam

Pengendalian pertama yg disiapkan toko dlm mengantisipasi kenyamanan selama berjualan adalah memasang mesin kasir, dgn kemampuan menunjukkan sekaligus merekam arus keuangan dr transaksi jual beli.

Tidak lupa dgn penyediaan struk pembayaran untuk konsumen sebagai bagian dr strategi pengendalian internal dengan-cara efisien. Umumnya, toko yg buka 24 jam pula memasang upaya tindak keamanan untuk menghindari tindak kejahatan yg tak diinginkan.

Berikut beberapa hal yg dilakukan:

• Mesin kasir diletakkan di dekat pintu keluar supaya bisa terlihat dengan-cara langsung dr luar toko. Karyawan dipekerjakan dengan-cara bergiliran untuk mengisi waktu malam & menggunakan petugas keamanan.
• Kas disetorkan setiap hari pukul 3 sore menuju bank.
• Kas yg disimpan hanyalah yg bernilai kecil sebagai jaga-jaga kembalian seusai pukul 5 sore. Kelebihan kas harus bisa disimpan di tempat yg aman tanpa jangkauan karyawan.
• Memasang kamera pengawas atau CCTV & sistem pembunyian alarm

2. Jasa Pembangunan & Perawatan Taman Rumah

Perusahaan jasa dr pembangunan serta perawatan taman rumah biasanya membutuhkan beberapa tim & menyiapkan kendaraan untuk melayani pelanggan. Peralatan yg memadai harus mampu menghadapi setiap kondisi dr taman di rumah.

Dalam pengendalian, tentu ada beberapa masalah & harapan yg harus bisa diatasi dengan-cara maksimal untuk meningkatkan keuntungan bagi perusahaan.

• Jasa & layanan perawatan taman harus selalu siap sedia untuk melakukan perawatan rumput.
• Kualitas yg dihasilkan dr jasa perawatan harus memenuhi ekspektasi terbaik pelanggan.
• Pekerja harus dibayarkan menurut jam kerja yg ideal.
• Peralatan yg dipakai pada pembangunan & perawatan hanya dipakai jika ada aktivitas seputar bisnis atau usaha.
• Kendaraan operasional hanya dimanfaatkan untuk menunjang kebutuhan usaha.
• Pelanggan harus mendapatkan tagihan & memberikan pembayaran atas jasa yg sudah diperoleh.

3. Praktek Sehat dlm Setiap Unit Perusahaan atau Organisasi

Praktek sehat yg dimaksud adalah alur pekerjaan di perusahaan yg perlu diadaptasi oleh seluruh pihak perusahaan. Cara-cara yg biasa digunakan oleh perusahaan, antara lain:

• Pemakaian formulir dgn nomor urut cetak yg perlu dipertanggungjawabkan pada pihak berwenang.
• Karyawan berhak mengambil waktu cuti.
• Segala transaksi dilakukan dr awal sampai akhir tanpa ada pengaruh atau campur tangan dr unit lainnya.
• Surprised audit atau pemeriksaan mendadak menggunakan jadwal yg tak teratur.
• Job rotation atau perputaran jabatan yg dilaksanakan dengan-cara rutin untuk menghindari kerja sama buruk atau persekongkolan antar pejabat, dlm mengusung tugas tanggung jawabnya.
• Pengadaan pencocokan kekayaan fisik beserta catatannya, untuk mempertahankan kepemilikan perusahaan & peninjauan ulang ketelitian dr catatan akuntansi yg telah disusun.
• Membentuk unit-unit organisasi untuk menjalankan tugas sebagai pengecek efektivitas unsur-unsur di sekitarnya.

4. Pemilihan Calon Karyawan yg Sesuai dgn Mutu Pendukung

Setiap pergerakan & perkembangan perusahaan tak bisa terjadi jika tak ada andil langsung dr karyawan maupun pihak-pihak penting lainnya. Seleksi Sumber Daya Manusia nyatanya senantiasa diperlukan dlm memenuhi kebutuhan esensial kemajuan sebuah usaha.

• Menyeleksi calon pegawai atau karyawan berdasarkan mutu perusahaan sekaligus latar belakang maupun pemenuhan kriteria yg menaunginya.
• Mengembangkan tingkat pendidikan karyawan selama menjadi bagian dr perusahaan & sesuai dgn beban tuntutan pekerjaan lewat kegiatan tertentu, seperti workshop & seminar.

5. Pemisahan Tanggung Jawab Fungsional Secara Tegas

Salah satu kerangka organisasi dr lahan pekerjaan adalah struktur perusahaan. Terdapat pembagian tugas & tanggung jawab sesuai unit bidangnya masing-masing. Ada dua prinsip yg mengatur pembagian fungsional pada sebuah perusahaan, yaitu:

• Pemisahan antara fungsi operasi sekaligus penyimpanan dlm fungsi akuntansi. Pembelian termasuk ke dlm fungsi operasional, sedangkan fungsi penyimpanan berwenang menyimpan aktiva perusahaan.
• Sebuah fungsi tak boleh diberikan dlm tanggung jawab penuh dlm pelaksanaan seluruh tahapan sebuah transaksi.

Aktivitas pengendalian internal ternyata berperan penting demi kesejahteraan perusahaan yg berjangka panjang. Tidak hanya mengunggulkan sistem sempurna sepanjang waktu, melainkan ada peningkatan kualitas dr masing-masing Sumber Daya Manusia dlm memaksimalkan kinerja & produktif usaha.