Procurement dan Purchasing

Di dlm perusahaan terdapat istilah procurement & purchasing. Pada kenyataannya masih banyak orang yg bingung & sulit membedakan antara procurement & purchasing. Hal itu karena kedua hal tersebut masih saling berkaitan namun merupakan hal yg berbeda. Hubungan antara procurement & purchasing adalah sama-sama bagian dr proses transaksi.

Bagi karyawan divisi procurement, istilah-istilah yg menyangkut procurement tentu harus diketahui dgn baik termasuk mengenai purchasing. Di dlm procurement terdapat beberapa hal yg perlu dilakukan, salah satunya adalah purchasing.

Pengertian Procurement

Procurement merupakan sebuah proses keseluruhan dlm bidang pengadaan atau pembelian barang. Procurement pula bisa dijelaskan sebagai proses pengadaan barang atau jasa. Barang atau jasa yg ditawarkan terdiri dr berbagai macam jenis, seperti peralatan, konstruksi, & jasa lainnya.

Umumnya, proses procurement dimulai dr pihak pemerintah lalu ke pihak swasta. Namun, procurement pula banyak dilakukan oleh perusahaan swasta ke perusahaan swasta lainnya.

Procurement dinilai dapat mempermudah proses pengadaan barang atau jasa dlm skala besar. Hal tersebut disebabkan dlm procurement semua hal akan dipantau serta dipastikan agar kualitas yg diperoleh sama dgn yg yang diinginkan.

Proses dlm Procurement

Proses procurement terdiri dr beberapa proses yg perlu dilakukan. Walaupun proses yg dilakukan oleh bagian procurement terlihat sederhana tetapi pada kenyataannya lebih rumit. Beberapa proses yg termasuk ke dlm procurement, yaitu:

1. Mengidentifikasi Kebutuhan Perusahaan

Proses pertama & wajib dilakukan dlm procurement adalah mengidentifikasi kebutuhan perusahaan sebelum melanjutkan ke proses lainnya. Proses mengidentifikasi & memahami kebutuhan harus dilakukan dengan-cara teliti. Hal tersebut dikarenakan apabila terjadi suatu pembelian yg tak terlalu penting maka hanya akan membuang sumber daya yg ada.

2. Otorisasi Pembelian oleh Manajemen

Perusahaan tak boleh melakukan pembelian jika tak ada persetujuan yg dikeluarkan oleh manajemen. Pihak manajemen yg berwenang membuat persetujuan mengenai pembelian barang agar tak muncul konflik internal dlm perusahaan. Tetapi, hal tersebut berbeda-beda tergantung SOP yg ada di perusahaan.

3. Persetujuan Pembelian oleh Manajemen

Beberapa dokumen memerlukan sebuah tanda tangan. Biasanya, persetujuan dilakukan oleh pihak manajemen & menjadi sebuah tanda bahwa proses procurement bisa dimulai. Tetapi, hal tersebut tergantung dr kebijakan perusahaan, karena setiap perusahaan memiliki SOP yg berbeda-beda.

4. Mencari Kandidat Penjual Barang atau Jasa dgn Membuka Tender

Tender merupakan sistem lelang yg dibuka untuk para supplier atau vendor untuk mengajukan harga, fitur, serta kualitas produk atau jasa terbaik. Tender dibuka untuk menarik banyak supplier. Supplier atau vendor akan bersaing untuk memperoleh proyek tersebut. Perusahaan yg membuka tender tentu ingin memperoleh barang atau jasa dgn harga & kualitas terbaik.

5. Mengidentifikasi & Menganalisa Supplier & Vendor

Setelah supplier & vendor terdaftar, maka proses selanjutnya yg dilakukan adalah menganalisa setiap supplier & vendor. Analisa yg dilakukan meliputi latar belakang untuk memastikan jika track record setiap supplier & vendor memiliki performa pekerjaan yg baik, tepat waktu, bersih & tak terlibat hal-hal yg berhubungan dgn kriminalitas.

6. Penawaran Barang atau Jasa

Ketika proses analisa supplier sudah selesai maka ada kemungkinan beberapa supplier & vendor akan tereliminasi karena tak sesuai dgn kriteria. Selanjutnya, perusahaan akan meminta penawaran pada supplier & vendor yg memenuhi kriteria.

Hal tersebut menjadi sebuah tolak ukur bagi perusahaan, karena bisa melihat penawaran yg diperoleh bisa menguntungkan atau tidak.

7. Proses Negosiasi

Saat penawaran diterima maka perusahaan bisa melihat supplier & vendor mana yg memiliki potensi untuk memenangkan proyek. Perusahaan melakukan negosiasi dgn pada calon supplier & vendor agar perusahaan bisa memaksimalkan keuntungan yg bisa diperoleh. Negosiasi yg dilakukan meliputi term of payment, harga, kualitas, waktu, & sebagainya.

8. Pemilihan Supplier atau Vendor

Perusahaan akan memilih supplier atau vendor yg mengajukan penawaran terbaik & sesuai dgn kebutuhan perusahaan sebagai pemenang tender procurement yg dibuka oleh perusahaan.

9. Pembuatan Purchase order (PO)

Ketika supplier dgn kriteria terbaik terpilih, perusahaan akan membuat purchase order untuk dikirim pada pihak supplier. Purchase order dibuat sebagai tanda jadi pembelian barang atau jasa pada supplier atau vendor. Umumnya, purchase order akan ditandatangani oleh individual dr manajemen perusahaan.

10. Penerimaan Delivery Order (DO) atau Work Order (WO)

Jika PO sudah diterima oleh pihak supplier maka supplier akan mengirimkan delivery order atau work order. Dokumen akan dikirimkan pada perusahaan sebagai konfirmasi ulang & ditandatangani.

11. Penerimaan & Pengecekan Kualitas

Setelah pihak perusahaan & supplier telah menyetujui, berkas PO & DO akan memiliki isi yg sama dgn nominal harga yg sesuai. Supplier akan mengirimkan barang pada perusahaan. Proses procurement yg dilakukan adalah menerima serta melakukan pengecekan terhadap kualitas serta kuantitas barang.

12. Dokumentasi Invoice

Invoice kemudian diterima oleh pihak perusahaan. Invoice tersebut perlu didokumentasikan untuk menjadi bukti pembelian yg dilakukan perusahaan. Salah satu hal yg tak boleh terlewat adalah pajak pembelian & pajak lainnya yg perlu dibayarkan sesuai dgn term of payment yg telah dibuat.

13. Pengecekan dengan-cara Menyeluruh

Perusahaan perlu melakukan pengecekan dengan-cara menyeluruh, mulai dr invoice, purchase order, & delivery order. Hal tersebut harus dilakukan dengan-cara teliti agar tak terdapat kesalahan saat proses pembayaran.

14. Pembayaran dr Perusahaan ke Supplier atau Vendor

Setelah proses pengecekan selesai maka perusahaan perlu melakukan pembayaran dgn nominal yg telah disetujui pada quotation. Pembayaran dilakukan sesuai dgn kesepakatan yg telah dibuat dgn pihak supplier atau vendor.

Tugas & Tanggung Jawab Bagian Procurement

Secara umum tugas dlm bagian procurement adalah menerima & menyediakan barang atau jasa dr pihak lain. Procurement dibentuk dlm suatu divisi tertentu dlm perusahaan. Beberapa tugas & tanggung jawab bagian procurement di antaranya adalah:

1. Merencanakan Penyediaan Barang atau Jasa

Salah satu tugas penting yg menjadi tanggung jawab bagian procurement adalah merencanakan suatu penyediaan atau pembelian. Bagian procurement perlu mencatat serta mempersiapkan barang atau jasa yg diperlukan atau diminta oleh perusahaan.

2. Membuat Prosedur yg Tepat & Sesuai

Setiap barang atau jasa yg dibutuhkan perusahaan harus memiliki prosedur standar yg tepat & sesuai. Prosedur standar dibutuhkan agar harapan yg diinginkan perusahaan dapat terpenuhi.

3. Menyamakan Spesifikasi dgn Kebutuhan Perusahaan

Tujuan bagian procurement melakukan spesifikasi barang atau jasa adalah agar barang atau jasa bisa sesuai dgn permintaan dr perusahaan.

4. Mencari Vendor atau Supplier

Bagian procurement perlu mencari vendor atau supplier yg mampu & bisa menyediakan barang atau jasa yg diperlakukan. Bagian procurement akan menghubungi pihak supplier atau vendor dengan-cara langsung & membuat kesepakatan.

5. Menganalisa Perbandingan Pembelian dr Supplier atau Vendor

Sebelum memutuskan supplier atau vendor tertentu, bagian procurement perlu membuat analisa biaya perbandingan supplier satu & lainnya. Tujuan dr analisa yg dilakukan adalah untuk melihat supplier yg tepat & bisa memenuhi kriteria yg sesuai.

6. Merundingkan Harga Barang atau Jasa, Waktu Pembayaran, serta Cara Pengiriman

Bagian procurement memiliki tugas untuk menjalin hubungan baik serta kerja sama antara pihak supplier dgn perusahaan. Tujuannya adalah agar perusahaan dapat melakukan negosiasi harga, pengiriman, serta waktu pembayaran.

7. Menerima Tagihan yg Dikirimkan oleh Supplier atau Vendor

Salah satu tugas bagian procurement yaitu menerima barang serta tagihan pembayaran dgn pihak supplier atau vendor. Bagian procurement pula yg melakukan transaksi langsung dgn supplier atau vendor.

8. Membuat Kontrak

Bagian procurement memiliki tugas untuk membuat kontrak kerja sama antara perusahaan dgn supplier.

9. Melakukan Pemeriksaan Rutin Persediaan Barang

Setelah melakukan tugas pembelian, bagian procurement pula bertanggung jawab dlm pemeriksaan dengan-cara rutin & berkala atau mengontrol jumlah persediaan serta pengecekan barang dgn metode pencatatan persediaan yg tepat.

Pengertian Purchasing

Purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa. Purchasing merupakan bagian dlm procurement. Purchasing dapat dilakukan sendiri jika hanya untuk keperluan pengadaan barang dlm jumlah kecil. Purchasing seperti itu dilakukan oleh kantor yg ingin membeli barang dlm jumlah sedikit untuk keperluan operasional kantor.

Bagi perusahaan besar, biasanya pembelian dilakukan dlm jumlah yg banyak sehingga memerlukan procurement serta proses lainnya. Agar proses purchasing berjalan dgn baik, perusahaan perlu mengikuti semua proses procurement berdasarkan prosedur yg dibuat.

Tugas & Tanggung Jawab Bagian Purchasing

Posisi purchasing merupakan salah satu tugas yg termasuk ke dlm bagian procurement. Tugas & tanggung jawab bagian purchasing dlm perusahaan, yaitu:

1. Melakukan Pembelian Barang

Setelah staf bagian procurement membuat daftar barang yg diperlukan perusahaan, bagian purchasing memiliki tugas untuk membeli barang tersebut. Pembelian barang harus disesuaikan dgn jumlah & biaya yg disediakan.

2. Memastikan Barang yg Dipesan Tiba sesuai Waktu yg Telah Ditetapkan

Bagian purchasing perlu memastikan bahwa barang yg sudah dipesan tiba di perusahaan pada waktu yg telah ditentukan. Jika tak ada pemantauan oleh bagian purchasing, barang bisa datang terlambat & mempengaruhi perusahaan.

3. Menerima Barang & Melakukan Pengecekan

Setelah barang datang, bagian purchasing perlu melakukan pengecekan terhadap kondisi barang. Apabila terjadi sebuah kerusakan, bagian purchasing harus bertanggung jawab untuk mengurus pengembalian barang pada vendor.

4. Melakukan Pembayaran

Bagian purchasing bekerja sama dgn bagian keuangan perusahaan untuk melakukan pembayaran barang yg dibeli dr vendor atau supplier. Proses pembayaran harus dilakukan dengan-cara teliti, karena keuangan adalah masalah yg sangat krusial dlm perusahaan.

5. Mendokumentasikan Faktur, Purchase order, Work Order, serta Invoice

Admin bagian purchasing memiliki tanggung jawab untuk selalu mendokumentasikan dokumen-dokumen yg berhubungan dgn proses pembelian. Dokumen yg perlu didokumentasikan adalah faktur, purchase order, work order, & invoice.

Keberadaan dokumen tersebut sangat penting & harus diserahkan oleh admin purchasing sebagai bentuk laporan keuangan. Apabila ada salah satu dokumen yg hilang maka perusahaan bisa mencurigai adanya suatu tindak kecurangan berupa penyelewengan dana perusahaan.

6. Membuat Laporan Pembelian Barang atau Jasa

Salah satu tugas bagian purchasing adalah membuat serta menyusun laporan mengenai pembelian barang atau jasa yg diperlukan oleh perusahaan. Laporan yg dibuat berisi mengenai daftar barang yg dibeli, jumlah barang, serta harga. Laporan tersebut akan disampaikan pada petinggi di dlm perusahaan.

7. Mengontrol Ketersediaan Barang

Selain melakukan pembelian, admin purchasing pula memiliki tanggung jawab untuk mengontrol ketersediaan barang. Barang yg telah dibeli sebelumnya harus selalu dipantau ketersediaannnya. Hal tersebut perlu dilakukan untuk mengawasi penggunaan barang & membuat analisa kapan barang tersebut habis & harus dibeli lagi.

8. Menjalin Hubungan Baik dgn Supplier atau Vendor

Setelah proses pembelian terjadi bukan berarti hubungan antara perusahaan dgn supplier berhenti. Bagian purchasing harus bisa menjaga hubungan baik dgn supplier atau vendor. Keberadaan supplier & vendor sangat diperlukan oleh perusahaan agar ketersediaan barang bisa selalu terpenuhi.

Menjaga hubungan baik dgn supplier & vendor bisa memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan, salah satunya pemberian harga yg lebih murah.

Purchase order (PO)

Untuk memperoleh supplier atau vendor yg tepat, perusahaan perlu mengirimkan purchase order. Keberadaan purchase order ini sangat penting & berguna bagi proses pengadaan barang. Tatkala ada purchase order, perusahaan bisa membandingkan harga dr setiap barang atau jasa yg pernah dibeli. Jadi, sebenarnya apa itu purchase order?

1. Apa Itu Purchase order (PO)?

Purchase order atau yg disingkat PO merupakan sebuah dokumen atau berkas penawaran yg dikirimkan oleh penjual atau seller pada pemasok atau supplier. Di dlm purchase order biasanya terdapat rincian mengenai barang apa saja yg ingin dibeli, kuantitas barang, serta harga tawaran.

Semakin lengkap rincian yg terdapat dlm PO maka pemasok pula akan semakin mudah dlm mengirimkan produk. Purchase order bisa dikatakan sebagai kontrak antara pihak penjual & supplier dlm melakukan suatu transaksi pembelian produk. Penawaran adalah hal yg biasa terjadi dlm proses transaksi antara seller dgn supplier.

Jika kedua pihak setuju dgn syarat yg ditentukan maka pihak supplier dapat mengirimkan tagihan pada seller. Biasa purchase order dibuat dlm bentuk surat atau excel.

Saat ini masih banyak pemilik usaha yg tak membuat surat purchase order. Hal tersebut dikarenakan pembuatan purchase order memerlukan waktu yg banyak apalagi jika barang yg dipesan sangat banyak. Namun, purchase order memiliki peran yg sangat penting, terutama untuk menghindari adanya peningkatan produk.

2. Contoh Surat Purchase order (PO)

•         Contoh surat Purchase order

Elektronik Sejahtera

Jalan Cemara No. 103 Bandung, Jawa Barat

Nomor: 100/ES/I/2020

Lampiran: –

Hal: Pemesanan barang elektronik

 

Kepada PT. Matahari Bersinar Elektronik

Jalan Manggis No. 105 Jakarta Selatan

 

Dengan Hormat,

Berdasarkan informasi yg telah dikirimkan sebelumnya mengenai produk elektronik yg diajukan, pihak kami tertarik dgn tawaran & ingin memesan produk elektronik dgn rincian sebagai berikut:

–          30 Unit Kulkas

–          25 Unit Mesin Cuci

–          40 Unit TV

–          10 Unit AC

Pembayaran akan dilakukan dengan-cara kredit dgn ketentuan yg telah ditetapkan oleh perusahaan Anda. Pembayaran pertama akan dilakukan melalui transfer tatkala perusahaan menerima produk yg dipesan dlm kondisi baik.

Kami berharap dapat menerima produk dlm waktu dekat & Kami ucapkan terima kasih atas perhatian yg diberikan.

 

Hormat Kami,

Direktur Elektronik Sejahtera

 

Jaya Abdi Kusuma

•   Contoh purchase order

 

				Purchase order
				Referensi	: EXP/2020/01
				Tanggal	: 20/02/2020
				Status	: Draft
Info Perusahaan			Order Ke
Molly Crafting			PT. Alba Prasada
Telepon: 0800800900 Email:			Jalan Cemara No. 201 Surabaya Telepon: 08900900800 Email:
Produk	Kuantitas	Harga (Rp)	Diskon	Pajak	Total (Rp)
Gantungan kunci	200	5.000	0%	–	1.000.000
Kain flanel	1.000	5.000	0%	–	5.000.000
Kayu	500	100.000	0%	–	50.000.000
			Subtotal		Rp56.000.000
			Pajak		Rp0
			Diskon		Rp0
			Total		Rp56.000.000
			Pajak Included		Rp0
			Jumlah Tertagih		Rp56.000.000

Contoh purchase order tersebut dibuat oleh penjual dgn nama Molly Crafting yg mengirimkan penawaran pada supplier PT. Alba Persada. Di dlm dokumen purchase order terdapat alamat lengkap kedua pihak agar komunikasi bisa berlangsung dgn baik. Pada bagian produk terdapat deskripsi lengkap mengenai produk apa yg ingin dipesan & kuantitas barang.

Selain itu, jika terdapat pajak yg perlu dibayarkan maka bisa dimasukkan ke dlm kolom pajak. Jumlahkan harga dgn kuantitas barang menjadi harga total tertagih.

Bagi perusahaan istilah procurement & purchasing adalah hal yg sangat penting & jangan sampai tertukar. Purchasing merupakan bagian dr procurement, sehingga setiap anggota dlm divisi procurement harus bisa mengetahui perannya masing-masing. Purchasing merupakan sub-proses yg termasuk ke dlm proses procurement dengan-cara menyeluruh.