Salah satu pengeluaran yg perlu diperhatikan tatkala mengatur arus kas perusahaan adalah pemberian gaji pada pegawai atau karyawan. Umumnya, perusahaan memakai Standar Operasional Prosedur sebagai acuan tata tertib tatkala menggaji karyawan.
Selain tertib & teratur, tentu keberadaan prosedur yg tepat akan menghasilkan komunikasi sejalan tanpa ada salah paham atau keberatan, karena alasan tak jelas dr pihak karyawan atau perusahaan.
Daftar Isi Artikel
Alasan Perusahaan Harus Membayar Gaji Tepat Waktu
Mungkin perusahaan tak akan melihat langsung manfaat atau efek dr pembayaran gaji dengan-cara tepat waktu & teratur. Namun, kondisi ini justru mampu meningkatkan kebahagiaan karyawan lewat perjanjian yg tak meleset sesuai SOP.
Terjadi simbiosis mutualisme lewat perusahaan yg semakin maju dgn keberadaan seluruh karyawannya serta pegawai, yg mampu memenuhi kebutuhan sekaligus menjadi tiang rezeki bagi keluarga & dirinya sendiri.
Di samping itu, perusahaan yg menggaji karyawan dengan-cara lancar tak akan dikenakan denda sesuai Peraturan Pemerintah (PP) Pengupahan Nomor 78 Tahun 2015 Bagian Ketiga.
Peraturan ini sudah mencakup ketentuan penting dlm pembayaran upah serta sanksinya, apabila perusahaan telat membayar atau tak membayar sepeser pun. Sanksi tersebut berupa denda yg disesuaikan dgn fakta keterlambatan yg ada di lapangan.
Hal yg Diperhatikan pada Prosedur Penggajian
Tidak hanya berpegang pada aturan yg menyangkut sanksi, selebihnya perusahaan harus mampu memperhatikan hal-hal yg pula tertulis dlm Peraturan Pemerintah. Apa saja yg perlu digaris bawahi?
1. Upah Wajib Diberikan Sesuai Dengan Perjanjian Kerja Dan Dilandasi Oleh Hukum Di Indonesia
Pemilik usaha tentu boleh memberikan tugas & tanggung jawab pada pegawai untuk diselesaikan, namun hal ini berarti pembayaran upah harus dijadwalkan dengan-cara tepat waktu. Peraturan pula menuliskan bahwa karyawan yg tak bekerja dgn alasan berikut berhak menerima gajinya:
- Karyawan yg sakit
- Mengadakan acara pernikahan
- Sedang menikahkan keluarga inti, seperti anak
- Mengalami haid di hari pertama & kedua, dikhususkan karyawan perempuan
- Melahirkan atau keguguran
- Melaksanakan ibadah sesuai keyakinannya masing-masing
2. Perusahaan Harus Memberikan Transparansinya
Divisi HR & Finance menginformasikan slip gaji yg mencakup rincian gaji pokok, tunjangan tetap, pemotongan pajak, serta uang lembur yg akan terima. Penerimaan slip gaji disertai dgn pengecekan ulang dr setiap karyawan untuk memastikan kebenarannya sesuai kesepakatan.
3. Pembayaran Upah Tepat Waktu Sesuai Perjanjian
Perusahaan umumnya menetapkan waktu pembayaran gaji dlm kurun waktu yg berbeda-beda, mulai dr harian, mingguan, sampai bulanan. Perjanjian & kesepakatan antar rentang waktu ini harus bisa ditepati oleh perusahaan demi kesejahteraan karyawan.
4. Gaji Diberikan Pada Karyawan dlm Mata Uang Rupiah
Upah karyawan tak bisa diberikan dlm bentuk barang karena sudah dijelaskan, bahwa penghasilan atau gaji harus berguna sebagai sumber penghidupan manusia. Supaya bisa berfungsi untuk memenuhi kebutuhan, sebaiknya harus ada alat tukar yg sah.
5. Pembayaran Dilakukan di Bank
Kesepakatan antara perusahaan & pegawai diwujudkan melalui pemberian serta penerimaan gaji sesuai ketentuan tanggal. Untuk mengantisipasi gaji dlm jumlah cukup besar untuk jumlah karyawan yg ada, perusahaan perlu melakukan setoran lebih awal menuju bank.
Data Karyawan
Termasuk ke dlm data konstan atau tak akan berubah seiring berjalannya waktu terhadap sistem penggajian. Kelengkapan data karyawan cukup dimasukkan satu kali di awal & tak termasuk dlm periode berkala.
Data-data karyawan yg sifatnya konstan dengan-cara perorangan umumnya terdiri dari:
- Nama lengkap karyawan
- Nomor Pokok Wajib Pajak atau NPWP
- Status pernikahan & jumlah yg harus ditanggung
- Nilai penghasilan yg tak dikenai pajak
- Jumlah penghasilan
- Divisi bidang pekerjaan
- Iuran BPJS
Sedangkan dengan-cara keseluruhan, data karyawan mampu merangkum dua hal berikut:
- Seluruh data dr penerimaan pegawai, perubahan upah, maupun pemberhentian pegawai
- Mutasi karyawan & pejabat perusahaan yg berhak menyetujui pemberian otorisasi
Data Kinerja Karyawan
Biasanya terangkum dlm bentuk data variabel yg isinya senantiasa berubah setiap periode pembayaran upah. Fakta & data terbaru masing-masing data variabel harus dimasukkan ke dlm setiap masa penggajian.
Dara variabel atau kinerja karyawan biasanya sudah termasuk:
- Akumulasi jam atau hari kerja, izin, cuti, sakit, & hari libur
- Tanggung jawab pekerjaan karyawan
- Catatan hasil kerja serta pengawasan yg perlu dicocokkan dgn hasil kerja produksi
- Penghasilan sekaligus pemotongan pajak dengan-cara kumulatif
- Pekerjaan lembur yg sudah disetujui oleh kewenangan pejabat
- Kumpulan data upah yg setiap rinciannya diperiksa ulang oleh karyawan itu sendiri
Proses Pembayaran Gaji/Upah
Divisi atau departemen yg mengatur penggajian wajib mengikuti proses pembayaran sesuai ketentuan perusahaan & terbagi lagi menjadi beberapa jenis.
Pembayaran dgn uang tunai:
- Pembuatan tanda terima
- Pencocokkan tanda tangan sesuai contoh arsip kepegawaian oleh pihak bukan pemberi upah
- Pembayaran upah atau gaji dengan-cara bergantian
- Perlu diperhatikan bahwa yg membayar gaji harus terpisah dr pihak yg menyiapkan penghitungan
Pembayaran menggunakan cek:
- Penandatanganan cek oleh pihak-pihak yg tak mempersiapkan gaji kemudian menyiapkannya. Melakukan pembukuan gaji dengan-cara menyeluruh.
- Cek yg batal harus disimpan atau dimusnahkan. Bagian keuangan menjadi pemegang buku cek dlm menyiapkan gaji.
- Rekonsiliasi rekening bank setiap memasuki akhir bulan oleh internal auditor yg tak menyiapkan atau membayarkan upah.
- Pengiriman rekening koran dengan-cara langsung.
- Pengembalian paid cheque oleh bank untuk diperiksa kembali soal nama serta jumlah yg tertera terhadap daftar gaji.
- Tanda tangan pengambilan uang perlu diperhatikan pada paid cheque.
Pembayaran lewat pindah buku ke rekening karyawan:
- Perintah pindah buku harus diberikan & ditandatangani perseorangan & terpisah dr yg menyiapkan daftar, cek gaji, maupun yg mencatat pembukuan
- Informasi pembayaran diberitahukan dengan-cara langsung pada pegawai
Cara Menghitung Gaji Karyawan
Menurut Undang-Undang Ketenagakerjaan, gaji karyawan dihitung berdasarkan rumus berikut:
Gaji bersih = Gaji kotor – Potongan
Gaji bersih menjadi total nilai penghasilan yg wajib diberikan pada pegawai atau karyawan, sedangkan gaji kotor merupakan total penghasilan yg berhasil diperoleh dlm sebuah periode penggajian.
Namun, perlu diketahui bahwa gaji pokok pula bisa dipengaruhi oleh pemberian komisi, laba, serta penyesuaian tanggungan biaya hidup. Nilai bonus menjadi dampak dr tingkat produktivitas dlm penjualan serta keuntungan perusahaan.
Potongan yg dimasukkan ke dlm penghitungan biasanya berupa hal-hal berikut:
- Jaminan Hari Tua atau JHT
- Jaminan pemeliharaan kesehatan
- Pajak penghasilan
- Tabungan pensiun
- Iuran keanggotaan koperasi
- Sumbangan tertentu pada organisasi sosial
- Angsuran pinjaman pegawai terhadap perusahaan
Cara Membuat SOP Pembayaran Gaji
Sebelumnya telah disebutkan bahwa gaji karyawan harus dibayarkan melalui Standar Operasional Prosedur yg tersedia. SOP ini tak semata-mata ada & harus dibuat terlebih dahulu oleh bagian terkait berdasarkan kelengkapan elemen berikut:
1. Tujuan
Perlu dipahami bahwa SOP harus dilandasi tujuan untuk menyusun sebuah pedoman dlm sistem penggajian. Hal ini mendukung aktivitas dr pembayaran gaji bagi karyawan yg telah andil dlm mengembangkan perusahaan.
2. Ketahui Ruang Lingkupnya
SOP akan mencakup segala kegiatan dlm sistem penggajian, seperti pengumpulan data informasi, penghitungan, pembayaran, hingga penyimpanan dokumen yg bersangkutan.
3. Mengumpulkan Dokumen Terkait
Setiap prosedur & sistem yg terjadi tentunya memerlukan beberapa kelengkapan dokumen penunjang penggajian. Berikut daftarnya:
- SK Pengangkatan Pegawai
- Kartu gaji
- Daftar gaji setiap karyawan
- Daftar utang karyawan
- Bukti pembayaran
4. Menghubungkan dgn pihak terkait
Pihak-pihak atau divisi yg masih mengurus soal penggajian karyawan perusahaan pada umumnya adalah Divisi HRD & SDM, Divisi Akuntansi & Keuangan, & Direksi.
5. Periksa Referensi
Penyusunan SOP yg sudah terjadi perlu mendapatkan penyesuaian dgn SK Pengangkatan Karyawan sekaligus peraturan yg sudah ditetapkan perusahaan.
6. Menetapkan Prosedur Pelaksanaan & Flow Chart Pembayaran Gaji
Di dlm SOP harus menunjukkan & menjelaskan prosedur yg dipakai oleh perusahaan dlm membayarkan gaji karyawan. Hal tersebut tentu sudah termasuk jangka waktu, alur kerja, sekaligus jenis pembayaran yg digunakan. Keberadaan flow chart pula turut memudahkan prosedur yg ada.
Format SOP Pembayaran Gaji
Atribut yg terbagi menjadi dua, yaitu atribut header & footer. Masing-masing menjadi template konstan yg akan dipakai pada SOP penggajian.
Atribut header:
- Judul dr SOP
- Nama serta logo perusahaan pembuat SOP
- Nomor dokumen
- Masa berlakunya SOP
- Keterangan mengenai jumlah halaman dr SOP
Atribut footer:
- Yang bertugas membuat SOP perusahaan
- Yang bekerja memeriksa SOP perusahaan
- Persetujuan penyusunan SOP
Perusahaan harus mampu menetapkan standar & prosedur resmi tertentu tatkala melakukan sistem penggajian bagi seluruh karyawannya. Hal ini akan berdampak pada kredibilitas serta kesejahteraan dr perusahaan itu sendiri beserta segenap karyawan yg andil bekerja.