Secara umum tugas sekretaris organisasi adalah membantu pimpinan untuk mengelola serta meringankan tugas-tugasnya. Namun, terdapat pula jenis pekerjaan yg harus dilakukan sekretaris untuk menjalankan perannya bersama anggota organisasi yg lainnya.
Seorang sekretaris pula harus mampu menyimpan rahasia organisasi & pula pimpinan, karena beberapa kebijakan bisa saja tak boleh diketahui oleh pihak luar. Sekretaris hanya menyampaikan informasi yg telah disetujui oleh pimpinan.
Daftar Isi Artikel
Peran Sekretaris
Sekretaris merupakan pihak yg cukup penting dlm sebuah organisasi karena memiliki berbagai tanggung jawab yg berkaitan dgn pimpinan & anggota. Untuk itu, seorang sekretaris dituntut untuk dapat selalu komunikatif & cermat. Apa saja peran seorang sekretaris? Berikut penjabarannya:
1. Terhadap Pimpinan
Sekretaris tentu memiliki kaitan erat dgn tugas yg perlu dijalankan oleh pimpinan. Berikut beberapa perannya:
- Sebagai sumber informasi yg dibutuhkan oleh pimpinan untuk dapat memenuhi tugas & tanggung jawabnya.
- Penunjang keberhasilan pemimpin dlm menjalankan tugasnya.
- Menyampaikan keinginan pemimpin terhadap anggotanya.
- Sebagai perantara komunikasi pihak lain dgn yg berasal dr luar atau dlm organisasi dgn pimpinan.
- Memberikan bahan pertimbangan atau ide baru pada pimpinan.
- Mengurus segala kebutuhan & mengatur janji pertemuan pimpinan dgn pihak lain.
- Mengatur & menginformasikan jadwal kerja pada pimpinan.
2. Terhadap Anggota
Selain berhubungan terhadap pimpinan, sekretaris pula harus menjalin komunikasi dgn anggota, sehingga memiliki peranan sebagai berikut:
- Memberikan motivasi kerja pada anggota yg lainnya, sehingga setiap peran bisa menjalankan fungsinya dgn baik.
- Memberikan pujian & menunjukkan rasa bangga atas apa yg telah dilakukan oleh anggota lainnya.
- Mempersatukan anggota agar bisa melakukan tugas & peranannya dgn baik guna mencapai tujuan bersama.
- Membangun hubungan komunikasi yg bagus dgn anggota, agar suasana kerja bisa terasa lebih nyaman & produktif.
- Menerima & mempertimbangkan usulan dr anggota lain atas berbagai masalah yg sedang terjadi.
- Memastikan seluruh anggota dapat bekerja dgn baik sesuai dgn perannya.
- Mengadakan pendekatan pada anggota untuk bisa lebih mengarahkan & menjelaskan kehendak yg diinginkan oleh pimpinan.
- Menyampaikan pendapat anggota lain pada pimpinan.
- Menjadi pengawas tentang kinerja anggota dlm sebuah organisasi sebagai bentuk dr perpanjangan yg akan dilakukan oleh pimpinan.
Tugas Pokok Sekretaris dlm Organisasi
Tugas sekretaris sangat beragam, mulai dr yg berhubungan dgn anggota organisasi hingga pimpinan. Hal tersebut terjadi karena sekretaris memiliki peran penting untuk perkembangan organisasi. Namun, dengan-cara umum sekretaris memiliki tugas pokok seperti di bawah ini:
1. Menjalankan Perintah Pimpinan
Biasa dikatakan sekretaris merupakan pihak yg paling dipercayai oleh pimpinan, sehingga informasi apapun akan disampaikan terlebih dahulu pada sekretaris sebelum ke pihak lain.
Tugas utama seorang sekretaris adalah menjalankan perintah yg diberikan oleh pimpinan seperti mencari informasi, mengumpulkan data, membuat naskah pidato, mengatur perjalanan dinas, & lain sebagainya.
2. Membantu Pekerjaan Pimpinan
Tanggung jawab utama sekretaris adalah membantu pimpinan, agar dapat menjalankan peranannya dgn baik seperti menggantikan pimpinan tatkala berhalangan hadir.
Selain itu, sekretaris pula harus memantau perkembangan sistem kerja & memastikan semuanya dapat berjalan sesuai dgn rencana.
3. Penghubung antara Pemimpin & Anggota
Sekretaris harus memiliki komunikasi yg baik dgn anggota organisasi, karena peranannya adalah menyampaikan kebijakan yg perlu diketahui oleh anggota melalui surat resmi atau pesan siaran.
Sekretaris menjadi gerbang utama bagi organisasi lain yg ingin bertemu atau menghubungi pimpinan.
4. Melakukan Korespondensi
Sekretaris menerima semua surat yg datang ke organisasi yg ditujukan pada pimpinan untuk ditindaklanjuti. Selain menerima surat, sekretaris pula bertugas untuk membuat surat yg dibutuhkan.
5. Pengarsipan
Sekretaris wajib mengarsipkan dokumen yg dianggap berharga atau dokumen-dokumen penting, seperti proposal, surat masuk, surat keluar, & lain sebagainya.
6. Mengatur Jadwal
Sekretaris memiliki tanggung jawab untuk mengatur jadwal rapat yg diadakan dengan-cara berkala. Umumnya, rapat tersebut akan membahas tentang pengembangan program kerja yg dilakukan oleh manajemen. Selain mengatur jadwal rapat organisasi, sekretaris pula mengatur jadwal rapat dgn pihak lain.
7. Kreatif
Tugas kreatif dilakukan oleh sekretaris sesuai dgn kehendaknya sendiri & dilakukan dengan-cara spontan tanpa adanya perintah dr pimpinan. Tugas kreatif memiliki ruang lingkup yg tak terbatas, karena hal tersebut akan berkaitan dgn aspek pendukung untuk meningkatkan kinerjanya sendiri.
Tugas khusus yg biasanya dilakukan adalah menyiapkan rencana kerja, mengatur daftar pertemuan dgn pihak luas, menyampaikan informasi pada pimpinan dgn segera, & lain sebagainya.
8. Tugas-Tugas Khusus
Selain tugas yg berkaitan dgn organisasi, sekretaris pula memiliki tugas khusus yg diberikan langsung oleh pimpinan. Misalnya membeli kado, membuat surat perjanjian, memesan restoran untuk rapat di luar kantor, & lain sebagainya.
Tugas khusus ini hanya dikerjakan pada saat dibutuhkan saja, sehingga tak rutin dilakukan. Pimpinan meminta sekretaris melakukan tugas tersebut atas dasar kepercayaan akan kinerjanya.
9. Tugas-Tugas Istimewa
Selain tugas umum, sekretaris pula memiliki kewajiban untuk melaksanakan beberapa tugas istimewa yg berkaitan dgn keperluan yg dibutuhkan oleh pimpinan untuk menjalan perannya. Simak beberapa tugasnya sebagai berikut:
- Merapikan tata letak meja, alat tulis, & perlengkapan yg dibutuhkan oleh pimpinan.
- Mengingatkan pimpinan untuk membayar iuran maupun asuransi dr suatu instansi.
- Mewakili organisasi menerima sumbangan dana untuk kegiatan yg dilaksanakan.
- Menghadiri rapat mendampingi pimpinan selama perjalanan dinas.
- Menjadi penghubung untuk meneruskan informasi dr pimpinan pada para relasi.
- Melakukan pemeriksaan peralatan kantor & mengevaluasi mana peralatan yg harus diperbaiki & mana yg harus ditambahkan.
- Memeriksa total dr hasil pengumpulan dana yg berasal dr instansi sebagai bagian dr dana yg disalurkan untuk kesejahteraan.
Sekretaris memiliki tugas & peranan yg sangat penting untuk sebuah organisasi. Pemilihan sekretaris yg tepat dapat menunjang keberhasilan pimpinan dlm menjalankan organisasi. Dengan begitu, organisasi dapat lebih berkembang & produktif.